Kullanım kılavuzu
byToptan
Toptancı ile esnafı doğrudan buluşturur
Ne işe yarar
byToptan, toptancı ile esnafı doğrudan buluşturur: toptancı fiyat listesini bir kez girer, müşterisi olan esnaflar kendi panellerinden sipariş verir. Sipariş WhatsApp’ta değil kayıtta durur — kim ne zaman ne istedi, hangi fiyattan, ne kadarı geldi, ne kadarı ödendi. Aracı değiliz, komisyon almıyoruz; para iki taraf arasında kalır. Sistem iki yönlü çalışır: aynı işletme hem toptancı hem müşteri olabilir.
Kim ne kullanır
Toptancı (sahip / müdür)
Fiyat listesi, kampanya, müşteri grupları, iskonto ve vade, risk limiti, teslim bölgeleri, kotalar, tahsilat, raporlar.
Toptancı personeli
Sipariş durumunu yürütür (hazırlanıyor → yolda → teslim), stok durumunu çevirir, sevk irsaliyesini basar. Fiyata ve iskontoya dokunamaz.
Depocu
Sevkiyat ekranındaki toplama listesiyle malı toplar; araç listesini şoföre verir.
Satış temsilcisi
Kendi müşterilerine bakar; raporda ciro, tahsilat ve primi görünür.
Esnaf (müşteri)
Tedarikçisinin listesinden sipariş verir, malı teslim alır, eksik geleni bildirir, iade eder, harcamasını raporlar.
Şoför / plasiyer
Rota ekranında durakları sırayla görür; teslim, eksik/kırık/SKT, tahsilat, ödeme sözü ve “ulaşılamadı” girer; gün sonu dökümünü basar. İnternet yoksa işler telefonda sıraya girer.
Muhasebeci
Raporlar: vade yaşlandırması, müşteri cirosu, ürün satışı, temsilci primi ve dönem KDV özeti — hepsi CSV (Excel) olarak iner. Müşteri kartında esnaf ekstresi ve CSV’si.
Yeni çalışan
byToptan ana sayfasındaki “Ekranlar” kartı hangi işin nerede yapıldığını gösterir; bu kılavuzun “Ekran ekran” bölümü her düğmeyi anlatır.
İlk kurulum
İlk gün bu sırayla ilerleyin; her adım bir ekrana bağlı.
- 1
Toptancı profilinizi açın
Ne sattığınızı, asgari sipariş tutarınızı, teslim günlerinizi ve sipariş kesim saatinizi girin. Kesim saati “bu saatten sonraki sipariş ertesi güne kalır” demektir ve teslim gününü sistem buna göre hesaplar.
Panel/toptan/ayarlar - 2
Teslim bölgelerinizi tanımlayın
Kamyon hangi gün nereye çıkıyorsa öyle yazın: “Pazartesi–Perşembe Nilüfer”, “Salı–Cuma Osmangazi”. Her bölgenin kendi kesim saati, asgari sepeti, nakliye ücreti ve günlük kapasitesi olabilir. Bölge tanımlamazsanız profildeki tek plan herkese uygulanır.
Panel/toptan/ayarlar - 3
Müşteri gruplarını kurun
Yüz müşteriye tek tek iskonto girmek yerine A / B / C grupları açın: grup iskontosu, vadesi, risk limiti ve asgari sepeti olur. Müşteri kartında ayrı değer girmezseniz grubunki uygulanır.
Panel/toptan/ayarlar - 4
Kuralları belirleyin
Nakliye ücreti ve ücretsiz teslimat eşiği, varsayılan risk limiti, vadesi geçmiş borç kilidi, günlük sipariş/tutar kapasitesi, bir müşterinin günde en çok kaç sipariş açabileceği, temsilci primi ve bildirimler. Sıfır yazdığınız her alan “sınır yok” demektir.
Panel/toptan/ayarlar - 5
Fiyat listenizi girin
Ad, birim, koli içi adet, liste fiyatı (KDV dâhil) ve KDV oranı yeter. Barkod yazarsanız müşteri barkod okutarak sipariş verebilir. Ürün adını müşterinizin stok kartıyla aynı yazarsanız mal kabulünde kendiliğinden eşleşir. Yüzlerce ürününüz varsa Excel / CSV sekmesinden tek dosyayla yükleyin.
Panel/toptan/liste - 6
Kendi deponuza bağlayın (byStok varsa)
Ürünü stok kartınıza bağlarsanız teslim edilen sipariş deponuzdan düşer; depo bitince ürün müşterinin ekranında “tükendi” görünür ve boşuna sipariş gelmez.
Panel/toptan/liste - 7
Müşterilerinizi davet edin
Esnafın e-postasını girin. Hesabı varsa panelinde onay ister, yoksa davet e-postası gider ve kayıt olunca bağlantı kendiliğinden kurulur. Güvenlik gereği adresin kayıtlı olup olmadığını sistem size söylemez.
Panel/toptan/musteriler - 8
Müşteri kartlarını doldurun
Her müşteriye grup, teslim bölgesi, iskonto, vade, risk limiti ve satış temsilcisi atayın. İskonto yalnız o müşteriye özeldir; kimse başkasının fiyatını göremez.
Panel/toptan/musteriler
Günlük işler adım adım
Telefonla gelen siparişi girmekToptancı / personel
- “Telefonla sipariş gir” deyin.
- Müşteriyi seçin; ürünleri arayıp ya da barkodunu yazıp adetleri girin.
- Fiyat müşterinin kendi iskontosundan, grubundan ve varsa özel fiyatından hesaplanır; siz liste fiyatını görürsünüz.
- Not yazın (“telefonla, Ahmet Bey”) ve “Siparişi aç” deyin. Müşteriye bildirim gider; yanlışlık varsa hemen iptal edebilir.
Risk limiti, vade kilidi ya da hesap kilidi keserse kırmızı kutunun içinde iki yol çıkar: “Müdür onayına gönder” (sipariş onay bekler, hazırlanmaz) ya da sahip/müdürde “Bilerek aş (kayda geçer)”, personelde “Yönetici PIN’i ile aç”. PIN kutusunda vazgeçerseniz hiçbir şey gönderilmez.
Panel/toptan/siparislerHavale bildirimine bakmakToptancı / muhasebe
- Esnaf sayfasından “Havale / EFT yaptım” deyince bildirim Talepler ekranına düşer: tutar, gönderme tarihi, açıklama ve varsa dekont fotoğrafı.
- Banka hesabınıza bakın. Para geldiyse “Geldi, onayla” → isterseniz hangi hesaba geldiğini seçin → “… tahsilat yaz”. Tahsilat en eski borçtan kapatılır, makbuz numarası üretilir.
- Para yoksa “Bulunamadı” deyin ve sebebini yazın (“hesabımıza ulaşmadı, dekontu gönderin”); esnaf sayfasında görür.
- Çıkan hazır metni WhatsApp’tan esnafa gönderebilirsiniz.
Bildirim TAHSİLAT DEĞİLDİR: siz onaylayana kadar borç düşmez. Aynı bildirim iki kez onaylanamaz. Esnafın göreceği hesapları Ayarlar → Havale hesapları’na girin.
Panel/toptan/taleplerEksik / hasar bildirimini çözmekToptancı / depo
- Esnafın “Eksik / hasarlı mı geldi?” bildirimi kalem kalem adetle (ve varsa fotoğrafla) Talepler’e düşer; siparişin kartında da “açık itiraz var” yazar.
- Fotoğrafa bakın, “Düşülecek” sütununda adedi düzeltin (esnafın yazdığından az olabilir; teslim edilenden fazla olamaz).
- Çözümü seçin: İADE (malı geri aldınız — kırık/SKT hasarlı, sağlamı depoya döner), MAHSUP (mal geri gelmedi: eksik çıktı ya da imha edildi — yalnız tutar düşer, stok oynamaz) ya da HAKLI DEĞİL (yalnız cevap).
- Esnafa görünecek kısa cevabı yazıp onaylayın: sipariş tutarı ve cari borç o kadar düşer, bildirim kapanır, WhatsApp metni hazırlanır.
Teslimi siz girerken (rota) eksik/kırık yazdıysanız tutar zaten düşmüştür; esnafın bildirimi aynı mal içinse “Haklı değil” deyip “teslimde düşüldü” yazın.
Panel/toptan/taleplerSabah sipariş tahtası ve kesim saatiToptancı / sipariş masası / depocu
- Siparişler ekranında “Tahta” görünümünü seçin: bütün açık işler tek satırda — kod, müşteri, geliş saati, tutar, teslim günü, durum.
- Üstte durumlara göre sayılar ve sipariş kesim saati yazar; kesimden sonra gelen sipariş “kesimden sonra (16:00)” diye işaretlidir ve sistem onu bir sonraki teslim gününe yazmıştır.
- Satırdaki “Hazırlamaya al” ve “Yola çıkar” tek dokunuşla ilerletir. Onay bekleyen için “Karar ver”, yoldaki için “Teslim et” sipariş kartını açar.
- İki depocu aynı siparişi aynı anda “Hazırlamaya al” derse ikincisi “az önce başkası yaptı” uyarısını görür; iş iki kez yürümez, satır tazelenir.
- Ayrıntı (kalemler, iptal, kalem düzeltme, irsaliye) için “Kartlar” görünümüne geçin.
Tahta ilk 100 açık siparişi gösterir; daha fazlası için durum süzgecini ya da aramayı kullanın.
Panel/toptan/siparisler?gorunum=tahtaSipariş vermek (esnaf)Esnaf
- Tedarikçinizi seçin; listesi, size özel fiyatlarınız ve ilk teslim gününüz açılır.
- Sepeti doldurun: elle, barkod okutarak, “Geçen siparişin aynısı” ile ya da kayıtlı şablonunuzu seçerek.
- Altta ara toplam, nakliye ve varsa “şu kadar daha eklerseniz teslimat ücretsiz” yazar.
- “Siparişi gönder” deyin. Cevap teslim gününü söyler; sepetten düşen kalem olduysa sebebiyle yazar.
byStok açıksa “Kritik stoktan doldur” eşiğin altına düşen malzemeleri sepete hazırlar.
Panel/toptanDüzenli sipariş kurmak (her hafta aynı liste)Esnaf
- Sepeti her zamanki gibi doldurun.
- Altta “Bu sepeti kaydet” kutusuna bir ad yazın (“Haftalık market listem”).
- Tekrar sıklığını seçin: her hafta, iki haftada bir ya da her ay.
- “Sipariş kendiliğinden gitsin” derseniz o sabah sipariş açılır; demezseniz yalnız hatırlatılır.
Otomatik sipariş de bütün kurallardan geçer; asgari sepet ya da limit engellerse sebebiyle size bildirim gelir, sipariş sessizce kaybolmaz.
Panel/toptanSevkiyat günü: toplama ve araç listesiDepocu / şoför
- Teslim gününü (gerekirse bölgeyi) seçin. İki deponuz varsa bölgeleri depoya göre açın; her depo kendi bölgesinin listesini basar.
- Toplama listesi aynı ürünün bütün siparişlerdeki miktarını tek satırda toplar — rafı bir kez dolaşın, kutucukları işaretleyin.
- Araç listesi bölgeye göre sıralıdır: müşteri, adres, telefon, kalem sayısı, tutar ve TAHSİL EDİLECEK bakiye.
- “Listeleri yazdır” ile ikisini birden basın; kâğıtları depoya ve şoföre verin.
- Kamyon kalkarken siparişleri seçip (başlıktaki kutu hepsini seçer) “yola çıkar” deyin — bütün müşterilere tek seferde haber gider.
- Seçili siparişlerin irsaliyelerini “irsaliye bas” ile tek seferde basın; her irsaliye ayrı sayfada, KDV kırılımıyla.
Durak sırasını belirlemekSevk sorumlusu / şoför
- Rota ekranında günü ve bölgeyi seçin, “Durak sırasını değiştir” deyin.
- Her durağın üstündeki ↑ ↓ ile sırayı kurun (ilk gidilecek en üstte).
- “Sırayı kaydet”: şoför telefonunda aynı sırayla görür.
Sunucu güncellemesi henüz gelmediyse sıra yalnız o telefonda saklanır ve ekran bunu söyler; o durumda listeyi bu sırayla yazdırıp şoföre verin.
Panel/toptan/rotaSipariş durumunu yürütmekToptancı / personel
- Gelen siparişte “Hazırlanıyor” deyin; gerekirse teslim gününü değiştirin (vade de aynı kadar kayar).
- Mal yola çıkınca “Yola çıktı”, teslim edilince “Teslim edildi” deyin.
- “Sevk irsaliyesi” düğmesi VUK 230’a uygun belgeyi basar; seri-sıra numarası ilk basımda üretilir ve bir daha değişmez.
- İptal gerekiyorsa kırmızı “İptal et” düğmesine basıp sebebini yazın — müşteri sebebi görür.
Yanlış tuşa bastıysanız iptali “İptali geri al” ile geri alabilirsiniz; cari defterdeki satır da geri gelir.
Panel/toptan/siparislerMalı teslim almak ve eksik bildirmekEsnaf
- “Malı teslim aldım” deyin.
- Eksik gelen varsa miktarı düzeltin: stoğa yalnız gelen miktar yazılır ve SİPARİŞ TUTARI da o kadar düşer, toptancıya bildirilir.
- Ambalajdaki son kullanma tarihini ve parti numarasını girin — geri çağırma duyurusu geldiğinde elinizde kalanı yalnız bu iki bilgiyle bulursunuz.
- Koli alıp adet sayıyorsanız çarpanı kontrol edin (3 koli × 4 = stoğa 12).
- “Eksik kalanlar için bakiye sipariş açılsın” kutusu işaretliyse kalan mal bir sonraki teslim gününe sipariş olarak düşer.
Toptancı “teslim edildi” dese bile mal kabulü açık kalır: kamyondan dönerken düğmeye basan toptancı sizin stoğunuzu kilitlemez.
Panel/toptan/siparislerİade etmekEsnaf
- Teslim aldığınız siparişte “İade et” deyin.
- Geri gönderdiğiniz miktarı yazın (aldığınızdan fazlası iade edilemez).
- Kırmızı “İadeyi bildir” düğmesi: stoğunuzdan düşer, borcunuz azalır, mal toptancının deposuna parti bilgisiyle geri girer ve haber gider.
Tahsilat yapmakToptancı / plasiyer / şoför
- Müşteri kartını açın (ad, telefon ya da sipariş koduyla arayın); kapıdaysanız Rota ekranındaki “Tahsil et”i kullanın.
- Tutarı yazın (1250 ya da 1.250,50) ve türü seçin: nakit, kredi kartı, havale/EFT, çek ya da senet. Çek/senette numara ve vade zorunlu — boşsa ekran göndermeden söyler; çek byCari portföyüne düşer.
- Tutar EN ESKİ borçtan başlayarak kapatılır; birkaç siparişi birden kapatabilir. Açık borcu aşan para “alacak (avans)” olarak durur ve sonraki siparişten düşülür.
- Makbuz numarası üretilir; WhatsApp düğmesi esnafa makbuz metnini gönderir.
- Personelin topladığı nakit byCari’de o kişinin zimmetine yazılır; kasaya teslim edince düşer.
Yanlış giriş ya da karşılıksız çek: müşteri kartındaki tahsilat satırında “Geri al” — türünü seçin (yanlış giriş / karşılıksız çek / para geri verildi), gerekçe yazın; yönetici onayı ister. Karşılıksız çekte çek işaretlenir ve o hesaba sipariş kilidi konur.
Panel/toptan/musteriŞoförün günü: teslim, tahsilat, ulaşılamadıŞoför / plasiyer
- Rota ekranı günün duraklarını bölge sırasıyla açar: müşteri, adres, telefon, kalemler ve KAPIDA İSTENECEK tutar.
- “Teslim et” deyin. Her şey tamsa tek tuş yeter; eksik, kırık ya da tarihi geçmiş mal varsa kutuyu işaretleyip miktarları yazın — tutar kendiliğinden düşer.
- İsterseniz teslim alan kişinin adını yazın ve kolinin fotoğrafını çekin.
- “Tahsil et” ile parayı işleyin; ödeme alamadıysanız “Ödeme sözü” ile gün verin.
- Dükkân kapalıysa “Ulaşılamadı”: sipariş iptal olmaz, bir sonraki rota gününe kayar ve esnafa gönderilecek metin hazırlanır.
- Gün sonunda “Gün sonu dökümü”: kaç teslim, ne kadar nakit/çek, kaç iş döndü — yazdırıp kasaya verin.
İnternet yoksa işlemler cihazda sıraya girer; üstteki rozet “3 işlem gönderilmeyi bekliyor” der ve bağlantı gelince kendiliğinden gönderilir. Aynı iş iki kez yazılmaz.
Panel/toptan/rotaToplamada mal çıkmadı: siparişi düzeltmekDepocu / masa
- Sipariş kartında “Kalemleri düzelt” deyin (yola çıkmadan önce).
- Adedi düşürün, kalemi çıkarmak için 0 yazın ya da “Kalem ekle” ile yeni mal ekleyin.
- Sebep seçin: depoda yok, esnaf aradı, hatalı giriş…
- “Çıkan mal için bakiye sipariş açılsın” işaretliyse eksik kalan bir sonraki teslim gününe sipariş olur.
- Kaydettikten sonra esnafa gönderilecek metni kopyalayın: neyin ne kadar değiştiği ve yeni tutar yazar.
Tutar artıyorsa ve müşterinin risk limiti doluyorsa sistem müdür onayı ister; onay kayda geçer.
Panel/toptan/siparislerArayan esnafın işini bulmakSipariş masası
- Müşteri bul kutusuna adı, telefonun son hanelerini ya da sipariş kodunu (T00123) yazın.
- Müşteri kartı açılır: teslim edilmiş borç, henüz teslim edilmemiş siparişler, vadesi geçen tutar ve alacağı ayrı ayrı.
- Açık siparişler, son tahsilatlar, ödeme sözleri, itirazlar ve saha olayları aynı ekranda.
- Bağlantısını kaybettiyse “Bağlantıyı gönder”; başkasının eline geçtiyse “Bağlantıyı askıya al”.
- “Telefonla sipariş gir” müşteri seçili olarak açılır.
Hesapsız dükkânlara hatırlatmaToptancı / masa
- Hesapsız dükkânın paneli yoktur; bildirim ona ulaşmaz, SMS de göndermiyoruz.
- Bu ekran bugün aranacakları listeler: vadesi dolanlar, yarın sevkiyat günü olanlar, ödeme sözü verenler, fiyat değişikliği.
- Her satırda hazır metin var: WhatsApp düğmesi kendi numaranızdan gönderir, e-posta adresi kayıtlıysa e-posta da gönderebilirsiniz.
- Gönderdiğiniz satır işaretlenir, ertesi gün yeniden çıkmaz.
Ay sonu mutabakatMuhasebe ↔ esnaf
- Müşteri kartında “Hesap dökümü”: tarih aralığı seçin, satış ve tahsilat satırları yürüyen bakiyeyle listelenir. “CSV” muhasebeciye Excel dosyası verir.
- “Ekstreyi WhatsApp’la gönder” ile esnafa dönem sonu bakiyesini yollayın.
- Esnaf kendi sipariş sayfasından aynı dökümü görür ve “Mutabıkım” ya da “İtirazım var” der.
- İtiraz müşteri kartınıza düşer; cevap yazdığınızda esnaf kendi sayfasında görür.
Fiyat listesini Excel / CSV ile yüklemekToptancı (sahip/müdür)
- Fiyat listem → “Excel / CSV” sekmesi. İlk kez yüklüyorsanız “Boş şablon”u, liste zaten varsa “Listeyi CSV indir”i alın.
- Excel’de düzeltin: ürün adı ve liste fiyatı (KDV dâhil) zorunlu; kategori, birim, koli içi, KDV % (0/1/10/20), barkod, stok durumu isteğe bağlı.
- “CSV yükle” ile dosyayı seçin. Hiçbir şey yazılmadan ÖNİZLEME çıkar: kaç yeni ürün, kaç güncelleme, kaçı aynı, hangi satır neden hatalı (0 ya da eksi fiyat, okunamayan barkod, dosyada iki kez geçen ad…).
- Fiyatı değişenlerin eski → yeni fiyatı listelenir. Doğruysa “… ürünü yaz” deyin; ilerleme yazılır, sayfayı kapatmayın.
- Hatalı satırlar yazılmaz; düzeltip yalnız onları yeniden yükleyebilirsiniz.
Barkodu olan ürün barkodla, olmayan adla eşleşir (büyük/küçük harf fark etmez). Kampanya, kademe, asgari/azami ve özel fiyatlara CSV dokunmaz. Bir seferde en çok 1000 satır; fiyat değişikliği fiyat geçmişine yazılır ve sabah duyurulur. Excel barkodu “8,69E+12” yaptıysa sütunu Metin biçimine çevirin.
Panel/toptan/liste?sekme=csvZam yapmak (toplu fiyat güncelleme)Toptancı (sahip/müdür)
- “Toplu fiyat güncelle” kutusunda yüzdeyi yazın (indirim için başına eksi koyun).
- İsterseniz yalnız bir kategoriyi seçin ve kuruş yuvarlaması belirleyin (tam liraya, 5 liraya…).
- “Önce göster” deyin: kaç ürünün etkileneceğini söyler.
- Doğruysa “Uygula” deyin. Değişiklik fiyat geçmişine yazılır ve ertesi sabah müşterilerinize duyurulur.
Tek üründe zam yapmak için ürünü düzenleyin; o da geçmişe düşer ve aynı şekilde duyurulur.
Panel/toptan/listeKampanya ve özel fiyat vermekToptancı (sahip/müdür)
- Kampanya için ürünü düzenleyip kampanya fiyatını ve bitiş tarihini yazın; tarih geçince kendiliğinden liste fiyatına döner.
- Bir müşteriye ya da gruba özel fiyat için ürün satırındaki “Özel fiyat” düğmesine basın.
- Kime (müşteri ya da grup), kaç lira ve isterseniz bitiş tarihi girin.
- Kampanya ve özel fiyat NET fiyattır: üstüne iskonto işlemez. Müşteri her zaman en ucuz olanı görür.
Ay sonu: yaşlandırma ve primİşletmeci / muhasebeci
- Tarih aralığını seçin (hazır düğmeler: bu hafta, son 30 gün, son 90 gün, son 1 yıl).
- “Satışlarım” sekmesinde ciro, ortalama sepet, tahsilat ve açık bakiyeyi görün.
- Vade yaşlandırması kimin borcunun kaç gün geciktiğini kovalar hâlinde gösterir; limiti aşanlar işaretlidir.
- Satış temsilcisi tablosu prim tutarını TAHSİL EDİLEN para üzerinden hesaplar.
- “Yazdır” ile muhasebeciye verilecek kâğıdı basın.
Muhasebeci: ay sonu KDV ve Excel dosyalarıMuhasebeci / işletmeci
- Raporlar’da “Geçen ay”ı seçin (ya da tarih aralığı girip “Getir”).
- “KDV özeti” kartında “Hesapla”: oran oran (%0, %1, %10, %20) matrah, KDV ve toplam; iptal ve onay bekleyen siparişler hariç, teslimde düşen eksik/iade sonrası tutar. Teslimat ücreti ayrı satırdır.
- Her tablonun “CSV” düğmesi Excel’in açtığı dosyayı indirir (noktalı virgül, Türkçe karakter, ondalık virgül): KDV özeti, vade yaşlandırması, müşteri cirosu, ürün satışı, günlük satış, temsilci primi, tedarikçi alışları.
- Tek dükkânın hesap dökümü (ekstre) ve CSV’si müşteri kartında; dükkân listesi CSV’si Müşterilerim ekranında.
- Şoförlerin günlük teslim/tahsilat dökümü Rota → “Gün sonu dökümü”nde.
Gün sınırları Türkiye saatine göredir. KDV özeti kontrol tablosudur; resmî beyan e-Fatura/e-Arşiv kayıtlarınızdan yapılır. Sunucu özeti henüz gelmediyse ekran en çok 62 günlük aralıkta kendisi hesaplar.
Panel/toptan/raporlarKVKK: “kaydımı silin” diyen esnafSahip / müdür
- Müşteri kartının altındaki “Kişisel bilgileri sil (KVKK)” kartını açın.
- Borcu, alacağı (avansı) ya da açık siparişi varsa silinmez; kart sebebini yazar. Önce tahsilat, iade ya da sipariş iptaliyle hesabı kapatın; bu arada bağlantıyı askıya alabilirsiniz.
- Hesap kapalıysa “Silme işlemini başlat”, onay için dükkânın adını yazın, gerekçeyi bırakın ve “Kalıcı olarak sil”.
- Silinen: ad, yetkili, telefon, adres, not, tanınan cihazlar ve sipariş bağlantısı. Sipariş, irsaliye ve tahsilat belgeleri vergi gereği 5 yıl kalır, adı “Silinmiş dükkân” olur.
Sunucu güncellemesi henüz gelmediyse ekran bağlantıyı kapatır (sipariş veremez) ve bunu söyler; kişisel bilgiler güncellemeden sonra aynı karttan silinir.
Panel/toptan/musteriAy sonu: ne harcadım (esnaf)Esnaf
- “Alışlarım” sekmesini açın.
- Hangi tedarikçiye ne kadar ödediğinizi ve ne kadar borcunuz kaldığını görün.
- “Neye harcadım” tablosunda aynı ürünü birden çok tedarikçiden alıyorsanız kimin daha ucuz olduğu yazar.
Tedarikçiniz zam yaptığında sipariş ekranının üstünde “şu üründe fiyat değişti” listesi çıkar.
Panel/toptan/raporlarMüşteri yüzü
Müşterinin karekodla açtığı sayfa; uygulama indirmez, kayıt olmaz.
Esnafın sipariş sayfası: hesap açmaz, abone olmaz, ödeme yapmaz. Toptancının gönderdiği bağlantıyı telefonunun son 4 hanesiyle açar. Üç sekme: Sipariş ver, Siparişlerim, Hesabım. Türkçe ve İngilizce.
- SİPARİŞ VER: kendi fiyatlarıyla liste; arama, kategori, “Sepettekiler”. Barkod kutusuna yazar ya da Android telefonda kamerayla okutur. “Geçen siparişin aynısı” sepeti doldurur; o arada fiyatı değişenler ayrıca listelenir, listeden kalkanlar eklenmez.
- KOLİ KURALI: koliyle satılan üründe miktar “1 koli + 3 adet” diye dökülür; koli bozuluyorsa uyarı ve “Koliye tamamla” düğmesi çıkar. En az / en çok miktar kuralı aynı ekranda yazar.
- KESİM SAATİ Türkiye saatiyle: kapanış geçtiyse “siparişiniz Perşembe teslimine kalır” gibi hangi güne kaldığı yazar. Asgari sepet, teslimat ücreti, risk limiti ve vadesi geçmiş borç uyarısı sepetin altında.
- ÖZET VE BÜYÜK TUTAR ONAYI: göndermeden önce özet ekranı açılır. Tutar son siparişlerin ortalamasının 4 katını (en az 10.000 ₺) ya da bir üründe miktar alışılmışın 5 katını aşarsa “bir sıfır fazla olabilir” uyarısıyla ayrıca onay ister. Bir siparişte en çok 1.000.000 ₺ ve 500 kalem.
- SİPARİŞLERİM: durum adım adım (alındı → hazırlanıyor → yolda → teslim), sevk takibi; byKurye’ye verildiyse “Kuryeyi haritada izle”. İptal yalnız toptancı hazırlamaya başlamadan; sonrası için toptancıyı arar.
- EKSİK / HASAR: teslim alınan siparişte “Eksik / hasarlı mı geldi?” — tür, kalem kalem adet, kısa açıklama ve fotoğraf. Toptancının cevabı aynı yerde görünür.
- HESABIM: borç, vadesi geçen, bekleyen mal, alacak; hesap dökümü ve “Mutabıkım / İtirazım var”. “Havale / EFT yaptım”: toptancının hesapları (IBAN kopyalanır), tutar, tarih, dekont fotoğrafı. Bildirim TAHSİLAT DEĞİLDİR — toptancı hesabına bakıp onaylayınca borçtan düşer; “Toptancı bakıyor / Borçtan düşüldü / Bulunamadı” diye izlenir.
- Sayfanın altında KVKK bilgisi ve başvuru bağlantısı; “Bu cihazdan çık” telefondaki son 4 haneyi ve sepeti siler. Kart ödemesi ve SMS yok.
Bütün özellikler
103 özellik, ekran ekran.
Ekran: byToptan (ana sayfa)
“Toptancı özeti” sekmesi: müşteri sayısı, hazırlanacak ve onay bekleyen sipariş, bütün ekranlara giden “Ekranlar” kartı ve profil. “Tedarikçilerim” sekmesi: sizi müşteri ekleyen toptancılar (Onayla/Kapat), sipariş verme, fiyat karşılaştırma ve verdiğiniz son siparişler. Profili olmayan işletmede önce alıcı tarafı açılır.
Panel/toptanEkran: Siparişler (kartlar)
Gelen / Verdiğim. Arama (müşteri, telefon, T00123), durum süzgeci, “Telefonla sipariş gir”. Her kartta kalemler, teslim günü, vade, KDV, eksik/iade; düğmeler: Hazırlanıyor → Yola çıktı → Teslim et, Kalemleri düzelt, İade al, Sevk irsaliyesi, Tahsilat, Durumu bildir (hesapsız dükkân), WhatsApp, İptal et / İptali geri al. Sayfa dakikada bir tazelenir (sekme öndeyken).
Panel/toptan/siparislerEkran: Siparişler (tahta)
Açık işler tek satırda: geliş saati, kesimden sonra işareti, tutar, teslim günü, durum ve tek dokunuşla sonraki adım. Durumlara göre sayılar üstte.
Panel/toptan/siparisler?gorunum=tahtaEkran: Sevkiyat
Gün ve bölge seçimi; toplama listesi (ürün bazında toplam, işaretlenebilir), araç listesi (müşteri, adres, telefon, tutar, kapıda istenecek, vadeli), hepsini seç, toplu “hazırlanıyor / yola çıkar”, toplu irsaliye, kuryeye ver, hesapsız dükkâna bildir, listeleri yazdır.
Panel/toptan/sevkEkran: Rota (şoför)
Günün durakları sırayla: adres, yol tarifi, telefon, kalemler, kapıda istenecek tutar. Araca yükledim, Teslim et (eksik/kırık/SKT, teslim alan, fotoğraf), Tahsil et, Ödeme sözü, Ulaşılamadı, durak sırası, gün sonu dökümü. İnternet yoksa son liste cihazda açılır ve işler sıraya girer.
Panel/toptan/rotaEkran: Müşterilerim
Dükkân ekle (bağlantıyla), e-postayla davet, müşteri listesi (arama, durum, kural, sipariş, bakiye), müşteri kartı formu (grup, bölge, iskonto, vade, risk limiti, temsilci, not), bağlantı gönder / yenile, bağlantıyı kapat, CSV. Aktif dükkân ücreti üstte.
Panel/toptan/musterilerEkran: Müşteri kartı
Borç (teslim edilmiş / bekleyen / vadesi geçen / alacak), iletişim ve bağlantı (gönder, kopyala, askıya al), açık siparişler, tahsilat ve geri alma, itiraz ve mutabakat cevapları, hesap dökümü (yazdır, WhatsApp, CSV), ödeme sözleri, saha olayları ve KVKK silme.
Panel/toptan/musteriEkran: Hatırlatmalar
Bugün yazılacak dükkânlar: vadesi bugün/geçti, yarın sevkiyat, ödeme sözü, zam. Her satırda hazır metin, WhatsApp, e-posta (adres varsa), kopyala; gönderilen işaretlenir.
Panel/toptan/hatirlatmaEkran: Fiyat listem
Sekmeler: Ürünler (arama — ad, kategori, barkod; stok durumu seçimi; düzenle, özel fiyat, kapat/aç; CSV), Ürün ekle ve toplu fiyat, Excel / CSV (indir, şablon, önizlemeli yükleme), Fiyat değişiklikleri (son 30 gün).
Panel/toptan/listeEkran: Raporlar
Hazır aralıklar (bu ay, geçen ay, son 7/30/90 gün, 1 yıl) ya da tarih. Satışlarım: özet, KDV özeti, günlük dağılım, vade yaşlandırması, müşteriler, ürünler, temsilciler. Alışlarım: tedarikçiler ve neye harcadım. Her tablo CSV; sayfa yazdırılır. Personel bu ekranı görmez.
Panel/toptan/raporlarEkran: Ayarlar
Sekmeler: Profil (ne sattığınız, asgari sipariş, kesim saati, teslim günleri, kategoriler), Kurallar ve saha (nakliye, risk, vade kilidi, kapasite, prim, bildirimler, bağlantı onayı, temsilci kısıtı, temsilcinin bağlantılarını yenileme), Teslim bölgeleri, Müşteri grupları, Havale hesapları (esnafın sayfasında görünen alıcı adı, banka, IBAN — en çok 5). Yalnız sahip/müdür.
Panel/toptan/ayarlarEkran: Talepler
Esnafın sayfasından gelenler: havale/EFT bildirimleri (dekont, “Geldi, onayla” tahsilat yazar, “Bulunamadı” cevap yazar) ve eksik/hasar bildirimleri (kalem adetleri, fotoğraf; iade, mahsup ya da haklı değil). “Bekleyenler / Son 90 gün” süzgeci.
Panel/toptan/taleplerFiyat 0 ya da eksi olamaz
Liste, kampanya ve özel fiyat 0’dan büyük olmalı; ekran alanın altında söyler, gönderilmez. Kampanya liste fiyatından düşük olmalı; en çok miktar en az miktardan küçük olamaz.
Panel/toptan/listeİskonto ve vade sınırı
İskonto %0–60, vade 0–120 gün (dükkân, grup, davet). Sınır dışı değer ekranda reddedilir; sessizce kırpılmaz.
Panel/toptan/musterilerKesimden sonra gelen sipariş
Kesim saatinden (bölgenin ya da profilin) sonra gelen sipariş reddedilmez; bir sonraki teslim gününe yazılır. Esnaf sepette uyarıyı Türkiye saatine göre görür, tahtada satır “kesimden sonra” işaretlidir.
Panel/toptan/siparisler?gorunum=tahtaAynı anda iki cihaz
Durum değişikliği, teslim ve kalem düzeltme ekranın gördüğü durumu sunucuya gönderir; arada başkası değiştirdiyse işlem yapılmaz, “az önce … yaptı” yazar ve liste tazelenir. Tahsilat ve teslim tekrar kimliğiyle gider: aynı iş iki kez yazılmaz.
Panel/toptan/siparislerGeçmiş günden kalan sipariş
Dünden kalan (gecikmiş) siparişte teslim gününe dokunmadan “Yola çıktı” denebilir; teslim günü yalnız değiştirirseniz gönderilir ve bugünden önce olamaz.
Panel/toptan/sevkKapanmış işe düzeltme
Yola çıkmış ya da teslim edilmiş siparişte kalem düzeltilmez: teslimde eksik/kırık/SKT yazılır, teslimden sonra “İade al” kullanılır; tutar ve cari satırı ikisinde de düzelir. Tahsilat silinmez, gerekçeyle geri alınır. Hepsi kayda geçer.
Panel/toptan/siparislerPersonel sınırları
Personel sipariş yürütür, teslim ve tahsilat girer, stok durumunu çevirir; fiyat, iskonto, kural, dükkân ekleme ve bağlantıyı kapatma göremez. İşletmenin toplam alacağı, ciro ve raporlar personelde gizlidir; dükkân kartında yalnız o dükkânın borcu görünür.
Panel/toptan/musterilerAskıdaki hesap
Ödeme beklendiği için askıya alınan hesapta byToptan ekranları açılır, veriler ve yazdırma durur; sipariş, teslim, tahsilat, fiyat ve ayar değişikliği kapanır ve her ekranın üstünde sebebi yazar. Esnafın bağlantı sayfası da sipariş almaz. Ödeme onaylanınca kaldığı yerden devam eder.
Panel/toptanFiyat listesi CSV
İndir / boş şablon / önizlemeli yükleme. Barkodla, yoksa adla eşleşir; en çok 1000 satır; hatalı satır yazılmaz, sebebi satır numarasıyla yazar.
Panel/toptan/liste?sekme=csvKDV özeti
Dönemin kalemleri oran oran matrah, KDV ve toplam; teslimat ücreti ayrı. CSV olarak iner.
Panel/toptan/raporlarDurak sırası
Rota ekranında ↑ ↓ ile kurulur, kaydedilince şoför aynı sırayla görür.
Panel/toptan/rotaKVKK silme
Borcu, alacağı ve açık siparişi olmayan dükkânın kişisel bilgileri silinir; belgeler vergi gereği 5 yıl “Silinmiş dükkân” adıyla kalır.
Panel/toptan/musteriÇok depolu toptancı
byStok stoğu tek havuzda sayar. Depoya göre bölge açın (“Depo A — Nilüfer”); toplama ve araç listesini bölge süzgeciyle basın, her depo kendi kâğıdıyla toplar.
Panel/toptan/ayarlar?sekme=bolgelerAktif dükkân ücreti
Ücrete giren dükkân: son 30 günde sipariş açılmış (esnaf, plasiyer ya da siz), askıda olmayan bağlantı. Askıya alınan ve 30 gündür sipariş vermeyen dükkân sayılmaz; Dükkânlar ekranında bağlı / aktif ayrı görünür.
Panel/toptan/musterilerSipariş bağlantısının gizliliği
Esnafın sipariş bağlantısı listede açık durmaz; “Bağlantı” düğmesiyle yönetici, “Dükkân sipariş bağlantısını görür” yetkilisi ya da dükkânın kendi temsilcisi alır (kayda geçer). Telefonu çalınan temsilcinin bütün bağlantıları Ayarlar’dan tek düğmeyle yenilenir.
Panel/toptan/ayarlarKalem düzeltmede kademe fiyatı
Siparişte miktar kademe eşiğini geçince ya da altına inince birim fiyat yeniden bulunur; elle verilmiş fiyata dokunulmaz, mesaj söyler.
Panel/toptan/siparislerToptancı profili
Ne sattığınız, asgari sipariş tutarı, teslim günleri, sipariş kesim saati ve kategoriler. Müşteriniz bunları sipariş ekranında görür.
Panel/toptan/ayarlarFiyat listesi
Ürün, kategori, birim, koli içi adet, barkod, liste fiyatı ve KDV oranı. Değişiklik bütün müşterilerde anında görünür; kesilmiş siparişler etkilenmez.
Panel/toptan/listeKDV kırılımı
Fiyatlar KDV dâhil girilir; sevk irsaliyesinde matrah ve KDV oran oran ayrışır (%0, %1, %10, %20).
Panel/toptan/listeMiktar kademesi
“10=440” yazarsanız 10 ve üstünde birim fiyat 440 ₺ olur. Müşteri sepette “10 alırsanız birim şu kadar” uyarısını görür.
Panel/toptan/listeKampanya fiyatı
Ürüne bitiş tarihli kampanya fiyatı verilir; tarih geçince kendiliğinden liste fiyatına döner. Listede “Kampanya” rozeti çıkar.
Panel/toptan/listeÜrün bazlı özel fiyat
Bir müşteriye ya da gruba “bu üründe şu fiyat” denir. NET fiyattır, üstüne iskonto işlemez; müşteri her zaman en ucuzunu görür.
Panel/toptan/listeToplu zam / indirim
Kategoriye ya da bütün listeye yüzde uygulanır, kuruş yuvarlaması seçilir. Önce kaç ürünün etkileneceğini söyler, sonra uygular.
Panel/toptan/listeFiyat geçmişi
Her fiyat değişikliği tarihi, eski ve yeni fiyatıyla kayıtlı. “Fiyat neden arttı” sorusunun cevabı burada.
Panel/toptan/listeZam duyurusu
Fiyat değişince ertesi sabah bütün müşterilere tek bildirim gider; esnaf sipariş ekranında da “şu üründe fiyat değişti” listesini görür.
Panel/toptan/ayarlarYeni ürün duyurusu
Listeye eklediğiniz ürünler müşterilerinize bir kez duyurulur.
Panel/toptan/ayarlarAsgari ve azami sipariş miktarı
Ürün başına “en az 2 koli”, “bir siparişte en çok 10 koli”. Kampanyalı malı tek müşterinin süpürmesini engeller; ekran sebebini söyler.
Panel/toptan/listeStok görünürlüğü
Ürün kendi stok kartınıza bağlıysa depo bitince müşteride “tükendi” görünür; isterseniz kalan miktarı da gösterirsiniz (“3 koli kaldı”).
Panel/toptan/listeMüşteri daveti
E-posta ile davet. Hesabı olan panelinde onaylar, olmayan kayıt olunca kendiliğinden bağlanır. Adresin kayıtlı olup olmadığı söylenmez (davet formu hesap sorgulama aracı değildir).
Panel/toptan/musterilerMüşteri kartı
İskonto, vade, fiyat grubu, teslim bölgesi, risk limiti, satış temsilcisi ve not tek formda.
Panel/toptan/musterilerMüşteri grupları (A / B / C)
Grup iskontosu, vadesi, risk limiti ve asgari sepeti. Müşteri kartında ayrı değer yoksa grubunki uygulanır.
Panel/toptan/ayarlarTeslim bölgeleri / rota
“Pazartesi Nilüfer, Salı Osmangazi”. Her bölgenin kendi teslim günleri, kesim saati, asgari sepeti, nakliye ücreti ve günlük kapasitesi olur.
Panel/toptan/ayarlarSipariş kesim saati
Kesim saatinden sonraki sipariş bir sonraki teslim gününe kalır; sistem teslim gününü hesaplayıp cevapta yazar.
Panel/toptan/ayarlarGünlük kapasite kotası
Bir teslim gününde en çok kaç sipariş ve kaç liralık mal çıkabileceği. Dolan gün ATLANIR: sipariş reddedilmez, bir sonraki güne kayar ve ekran sebebini söyler.
Panel/toptan/ayarlarMüşteri başına günlük sipariş sayısı
Aynı gün üst üste sipariş açılmasını sınırlar. Sizin telefonla girdiğiniz, düzenli ve bakiye siparişler sayılmaz.
Panel/toptan/ayarlarRisk limiti
Açık bakiye + yeni sipariş limiti aşarsa sipariş kesilmez; ekran rakamlarla sebebini söyler. Müşteri kartı → grubu → profil sırasıyla çözülür.
Panel/toptan/ayarlarVadesi geçmiş borç kilidi
Açıksa vadesi geçmiş borcu olan müşteri yeni sipariş veremez; tutar ve kaç gün geçtiği yazar. Telefonla siz sipariş girerken bilerek aşabilirsiniz, karar kayda geçer.
Panel/toptan/ayarlarÖdeme vadesi
Vade tarihi teslim gününe göre hesaplanır, cari deftere de yazılır; teslim günü değişirse vade aynı kadar kayar.
Panel/toptan/siparislerTeslimat ücreti ve ücretsiz eşiği
Eşiğin altındaki sepete nakliye kalemi eklenir; sepette “şu kadar daha eklerseniz ücretsiz” yazar. İrsaliyede ayrı satır olarak görünür.
Panel/toptan/ayarlarEsnafın sipariş ekranı
Tedarikçinin listesi, size hesaplanmış fiyatlar, kampanya ve özel fiyat rozetleri, ilk teslim günü, borç durumu ve kalan limit tek ekranda.
Panel/toptanBarkodla hızlı sipariş
Okuyucuyla (ya da elle) barkod girilince ürün sepete düşer. Ürünün asgari miktarı varsa doğrudan o miktarla eklenir.
Panel/toptan“Geçen siparişin aynısı”
Son siparişin kalemleri tek tuşla sepete gelir; listeden kalkan ürün varsa söylenir.
Panel/toptanSipariş şablonu
Sepet bir adla kaydedilir ve tek tuşla geri çağrılır (“Haftalık market listem”).
Panel/toptanDüzenli sipariş
Şablona haftalık / iki haftalık / aylık tekrar verilir. Sırası gelince ya hatırlatılır ya da sipariş kendiliğinden açılır; kural engellerse sebebiyle bildirim gelir.
Panel/toptanTelefonla sipariş girme
Toptancı müşterisi adına sipariş açar. Fiyat ve kurallar aynı; müşteriye bildirim gider ve yanlışlık varsa hemen iptal edebilir.
Panel/toptan/siparislerKritik stoktan sipariş
byStok’ta eşiğin altına düşen malzemeler tek tuşla sepete hazırlanır.
Panel/toptanSipariş takibi
Alındı → Hazırlanıyor → Yolda → Teslim; iki taraf da aynı ekranı görür, her adımda bildirim gider.
Panel/toptan/siparislerİptal sebebi
İptalde sebep sorulur; karşı tarafın bildiriminde ve sipariş kartında görünür. İptal cari defterdeki satırı da kapatır, geri alınca geri getirir.
Panel/toptan/siparislerToplama listesi
Bir teslim gününün bütün siparişleri ürün bazında toplanır, kategori ve liste sırasına göre dizilir. Depo tek kâğıtla rafı bir kez dolaşır.
Panel/toptan/sevkAraç listesi
Bölgeye göre gruplu sipariş listesi: müşteri, adres, telefon, kalem sayısı, tutar ve tahsil edilecek bakiye. Şoförün kâğıdı.
Panel/toptan/sevkToplu durum güncelleme
Kamyon kalkarken seçili siparişlerin hepsi tek tuşla “yola çıktı” olur; müşterilere tek seferde haber gider.
Panel/toptan/sevkTeslim fotoğrafı
Teslim ederken isteğe bağlı fotoğraf; telefonda küçültülür (WebP). Esnaf siparişinde, hesapsız dükkân da bağlantı sayfasında görür — “mal gelmedi / eksik geldi” tartışmasının kanıtı.
Panel/toptan/siparislerKuryeye ver (byKurye)
byKurye aboneliğiniz varsa araç listesinden sipariş kendi kurye panonuzda teslimat olarak açılır (alıcı, adres, telefon, not siparişten); kurye ataması, canlı konum ve teslim kanıtı oradan izlenir, araç listesi kuryenin durumunu gösterir. Kapıda tahsilat yalnız işaretlenirse yazılır.
Panel/toptan/sevkHesapsız dükkâna durum bildirimi
Sipariş kartında ve araç listesinde “Bildir”: durum, teslim günü ve dükkânın sipariş sayfası bağlantısı kendi WhatsApp’ınızdan gider. Esnafın sayfasında durumu değişen sipariş “durum değişti” diye işaretlenir ve sayfa açıkken dakikada bir tazelenir.
Panel/toptan/siparislerSahada temsilci siparişi
Temsilci telefonundan “Telefonla sipariş gir” ile müşteri adına sipariş açar; kendisine atanmış müşteriler varsa liste onlarla açılır. Limit aşımı kutusu yalnız sahip/müdürde görünür.
Panel/toptan/siparislerFiyat karşılaştırma (esnaf)
Birden çok toptancıya bağlı esnaf, aynı adla satılan ürünlerde her toptancının kendisine uyguladığı fiyatı yan yana görür; stokta olan en ucuz yeşil yazar.
Panel/toptanSevk irsaliyesi
VUK 230’a uygun belge: iki tarafın unvan/adres/vergi bilgisi, kalemler, KDV kırılımı ve nakliye satırı. Seri-sıra numarası ilk basımda üretilir, değişmez.
Panel/toptan/siparislerMal kabulü ve eksik teslimat
Gelen miktar girilir: stok o kadar artar, SİPARİŞ TUTARI da o kadar düşer ve toptancıya bildirilir. Cari defterdeki satır da düzeltilir.
Panel/toptan/siparislerBakiye sipariş
Eksik kalan kalemler için bir sonraki teslim gününe yeni sipariş açılır — kimse hatırlamasa da mal unutulmaz.
Panel/toptan/siparislerSKT ve parti numarası
Mal kabulünde girilen son kullanma tarihi ve parti no stok partisine yazılır; tarihi geçmiş ya da bir hafta içinde dolan mal için ekran uyarır. Geri çağırmanın tek dayanağı budur.
Panel/toptan/siparislerKoli → adet çevrimi
Koli alıp adet sayıyorsanız çarpan girilir: 3 koli × 4 = stoğa 12, birim maliyet de buna göre bölünür.
Panel/toptan/siparislerİade
Teslim alınmış maldan geri gönderilen kısım: stoktan çıkar, sipariş tutarını ve cari borcu düşürür, toptancının deposuna parti bilgisiyle geri girer.
Panel/toptan/siparislerTahsilat
Müşteri kartından ya da rotadan. Tutar en eski borçtan kapatılır; borcu aşan kısım alacak (avans) olur ve ekranda yazar. Cari deftere ayrı satır düşer, makbuz numarası üretilir.
Panel/toptan/musteriVade yaşlandırması
Müşteri başına açık alacak 1-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ gün kovalarında; limiti aşanlar işaretli.
Panel/toptan/raporlarSatış raporu
Ciro, sipariş adedi, ortalama sepet, tahsilat, açık bakiye, eksik ve iade, günlük dağılım, en çok alan müşteriler, en çok satan ürünler.
Panel/toptan/raporlarAlış raporu (esnaf)
Hangi tedarikçiye ne ödendi, neye harcandı ve aynı ürünü birden çok tedarikçiden alıyorsanız kim daha ucuz.
Panel/toptan/raporlarSatış temsilcisi ve prim
Müşteri bir temsilciye bağlanır; raporda temsilci başına ciro, tahsilat ve prim. Prim TAHSİL EDİLEN para üzerinden hesaplanır.
Panel/toptan/raporlarKarşılıklı iletişim bilgisi
Onaylı bağlantıda iki tarafın telefonu ve adresi karşılıklı açılır (KVKK dayanağı: karşılıklı onay). Onaysızda açılmaz.
Panel/toptan/siparislerWhatsApp sipariş metni
Sepet ve sipariş kartı için hazır metin: kopyalayın ya da karşı tarafın numarasına WhatsApp’tan gönderin. Kayıt yine sistemde kalır.
Panel/toptan/siparislerTeslim günü ve vade hatırlatması
Teslim gününden bir gün önce “siparişinizi bugün saat X’e kadar verin”; vade yaklaşınca ve vade gününde iki tarafa da bildirim.
Panel/toptan/ayarlarYetki sınırları
Liste fiyatı, iskonto, kampanya, özel fiyat ve kurallar yalnız sahip/müdür. Personel sipariş durumunu yürütür ve stok durumunu çevirir. Sınır sunucuda: arayüzü aşmak işe yaramaz.
Panel/toptan/listeŞoför rotası
Telefona göre tek sütun durak listesi: adres, telefon, kalemler, kapıda istenecek tutar. Teslim, tahsilat, ödeme sözü ve “ulaşılamadı” buradan girilir; gün sonu dökümü yazdırılır.
Panel/toptan/rotaTeslimde sayım (eksik / kırık / SKT)
Teslimi TOPTANCI tarafı girer — hesapsız dükkânda esnafın paneli yok. Kalem başına eksik, kırık ve SKT iadesi yazılır: sipariş tutarı ve cari borç düşer, depodan yalnız teslim edilen mal çıkar, kırık ve SKT “hasarlı dönüş” olarak işlenir.
Panel/toptan/rotaUlaşılamadı
Dükkân kapalı, yetkili yok, mal istenmedi: sipariş iptal olmaz, bir sonraki rota gününe kayar, vade de o kadar kayar; kaçıncı kez olduğu kayda geçer.
Panel/toptan/rotaÇevrimdışı kuyruk
Araçta internet yoksa teslim ve tahsilat cihazda sıraya girer; bağlantı gelince sırayla gönderilir ve aynı iş iki kez yazılmaz.
Panel/toptan/rotaSipariş kalemi düzeltme
Yola çıkmamış siparişte adet düşürülür, kalem çıkarılır ya da eklenir. Sebep kayda geçer, tutar ve cari satırı düzelir, çıkan mal için bakiye sipariş açılır.
Panel/toptan/siparislerMüşteri araması ve müşteri kartı
Ad, telefonun son haneleri ya da sipariş koduyla arayın: borç (teslim edilmiş / bekleyen / vadesi geçen / alacağı ayrı), açık siparişler, tahsilatlar, sözler, itirazlar ve bağlantı araçları tek ekranda.
Panel/toptan/musteriMüşteri bazlı tahsilat
Nakit, kart, havale, çek, senet. Tutar en eski borçtan başlayarak dağıtılır, açık borcu aşan kısım alacak (avans) olur. Makbuz numarası üretilir, WhatsApp makbuzu hazırlanır; çek byCari portföyüne düşer.
Panel/toptan/musteriTahsilat geri alma ve karşılıksız çek
Gerekçeli geri alma yönetici yetkisi (ya da yönetici PIN’i) ister: borç yeniden açılır, çek karşılıksız işaretlenir ve o hesaba yeni sipariş kilidi konur. Kilidi müdür kaldırır.
Panel/toptan/musteriÖdeme sözü
“Cuma günü öderim” kayda geçer; gün gelince müdüre hatırlatma düşer, tahsilat gelince söz kendiliğinden kapanır, gelmezse “tutulmadı” olur.
Panel/toptan/rotaHesap dökümü ve mutabakat
İki taraf da aynı dökümü görür: satış, tahsilat, karşılıksız çek ve yürüyen bakiye. Esnaf kendi sayfasından “Mutabıkım” ya da “İtirazım var” der; itiraz toptancının müşteri kartına düşer.
Panel/toptan/musteriİtiraz kaydı
Eksik, kırık, tarihi geçmiş mal ya da fiyat itirazı sipariş sayfasından açılır; toptancının cevabı yine o sayfada görünür. Mal kabulünde sayım tutmazsa itiraz kendiliğinden açılır.
Panel/toptan/siparislerHatırlatma listesi (WhatsApp)
Hesapsız dükkâna panel bildirimi ulaşmaz: vadesi dolanlar, yarın sevkiyat günü olanlar, ödeme sözü verenler ve zamlar hazır metinle listelenir. Gönderilen satır işaretlenir.
Panel/toptan/hatirlatmaStok rezervasyonu
Kullanılabilir miktar = depo − açık siparişlerde bekleyen. Aynı son koli iki dükkâna satılmaz; ikinci siparişte miktar kalan kadar yazılır ve sebebi söylenir.
Panel/toptan/listeBağlantı güvenliği
Son 4 hane varsayılan olarak cihazda saklanmaz; “bu cihazı hatırla” isteğe bağlıdır. Sipariş hangi cihazdan geldiği kaydedilir, yeni cihaz işaretlenir; isterseniz bağlantı siparişleri (ya da yalnız yeni cihazdan gelenler) önce onayınıza düşer. Personel bağlantıyı askıya alabilir, yenilemeyi müdür yapar.
Panel/toptan/ayarlarOnay bekleyen sipariş
Limit/kilit aşan ya da onaya bağlanmış siparişler “onay bekliyor” durumunda bekler: hazırlanmaz, cari deftere yazılmaz. Müdür tek tuşla onaylar ya da sebep yazıp reddeder.
Panel/toptan/siparislerGörev şablonları
Şoför, plasiyer ve depocu görevleri hazır: şoför teslim ve tahsilat yapar ama fiyata ve siparişe dokunamaz; depocu sevk ve kalem düzeltme yapar. Yetmediği yerde yönetici PIN’i cihazda onay verir.
Panel/ekipEsnaf sayfası bağlantı kopmasına dayanıklı
Hesapsız bağlantı sayfası arka planda güncellenemezse sepet silinmez, “güncellenemiyor” uyarısı çıkar; aynı sepet iki kez gönderilse de tek sipariş açılır. Eski telefonlarda da sipariş gider.
Panel/toptan/musteriler“Geçen siparişin aynısı” sepeti değiştirir
İki kez basınca miktar ikiye katlanmaz; şablonlar ise sepete ekler.
Panel/toptanKampanya son günü esnafa görünür
Kampanya rozeti bitiş gününü yazar; kalan risk limiti, sunucunun siparişi kestiği tutardan (bekleyen siparişler ve avans dahil) hesaplanır.
Panel/toptan/listePlasiyer tahsilat sınırı
Temsilci kısıtı açıkken plasiyer yalnız kendi dükkânlarından tahsilat alır; başka dükkândan yalnız o dükkâna yoldaki ya da son 12 saatte teslim edilen sipariş varken (kapıda tahsilat).
Panel/toptan/musterilerBirlikte çalıştığı sistemler
Birlikte açıksa kendiliğinden çalışır
byStok
Mal kabulünde gelen miktar stok kartınıza girer, parti (son kullanma tarihi + parti no + tedarikçi adı) açılır ve maliyet eldeki stokla ağırlıklı ortalanır — son alış tüm stoğu ezmez. Kritik eşiğin altına düşen malzemeler sipariş sepetine hazırlanır. Toptancı tarafında ürün stok kartına bağlıysa teslimde kendi deposundan çıkış yazılır ve depo bitince ürün siparişe kapanır.
byCari
Sipariş borcu ve tahsilat cari deftere düşer; vade tarihi de hareketin vade alanına yazılır. Eksik teslim ve iade cari satırı aynı kadar azaltır, iptal satırı kapatır — borç defterde asılı kalmaz.
byPersonel
Satış temsilcisi işletmenin kullanıcısıdır; müşteri kartından atanır ve prim raporu bu bağ üzerinden çalışır.
byKurye
Sevkiyat ekranındaki “Kuryeye ver” siparişi toptancının byKurye panosunda teslimat olarak açar; teslimat kodu siparişe bağlanır ve araç listesinde kuryenin durumu görünür.
Birlikte alınırsa daha etkili
byStoköneri
byToptan’ın en çok değer üreten bağı: gelen mal kendiliğinden stoğa girer, maliyet ağırlıklı ortalanır, parti açılır ve kritik eşik siparişe döner. Toptancı tarafında da kendi deponuz teslimde düşer.
byCariöneri
Toptan alacak-verecek defteri, çek-senet takibi ve ekstre orada. byToptan siparişleri ve tahsilatları oraya kendiliğinden akar.
byKasaöneri
Nakit tahsilatı kasa gününe bağlar; gün sonu Z raporunda toptan tahsilatı da görünür.
Sık sorulanlar
Komisyon alıyor musunuz?
Fiyatımı herkes görebilir mi?
Esnafın da bu sistemi alması gerekir mi?
Siparişlerin çoğu telefonla geliyor, ne yapacağım?
Bir müşteriye mal vermek istemiyorum, ne yapayım?
Kamyon o gün dolarsa ne olur?
Eksik mal gönderdim, para ne oluyor?
Zam yaptığımı müşterilerim nasıl öğrenecek?
Esnaf “mal gelmedi” diyor, nasıl ispatlarım?
Hesapsız dükkân siparişinin yola çıktığını nasıl öğrenir?
e-Fatura / e-İrsaliye kesebiliyor musunuz?
Esnafın hesabı yok; eksik ve kırık malı kim yazacak?
Şoförün internetsiz kaldığı yerde ne oluyor?
Şoför 30 gün vadeli müşteriden para ister mi?
Esnaf “param yok, cuma gel” dedi.
Aldığım çek karşılıksız çıktı.
Dükkân kapalıydı, mal geri döndü.
Depoda mal çıkmadı, sipariş ne olacak?
Bağlantı yanlış kişinin eline geçti.
Ay sonu hesap tutmuyor, ne yapacağız?
Kesim saatinden sonra gelen sipariş ne oluyor?
Aynı dükkânı iki kez ekledim / iki bağlantı oldu.
İki depocu aynı siparişi hazırlamaya aldı.
Ürüne yanlışlıkla 0 fiyat yazdım.
Dünkü teslimatta hata var, gün kapandı; nasıl düzeltirim?
Esnaf kaydının silinmesini istiyor ama borcu var.
İki depom var, stok nasıl düşüyor?
Hesabım askıya alındı, şoför yolda.
Personelim toplam alacağı görmesin.
1000 ürünlük listemi nasıl girerim?
Muhasebecim KDV dökümü istiyor.
Esnaf “havale yaptım” dedi, borcu neden düşmedi?
Esnaf “iki koli ezik geldi” diye fotoğraf gönderdi.
Esnaf sepetine yanlışlıkla 50 koli yazdı.
Esnaf koli bozarak sipariş verebilir mi?
Esnafın telefonu değişti / sayfayı başkası açtı.
Esnaf borcunu ödemek için yuvarlak para verdi, fazlası ne oluyor?
İpuçları
- Ürün adını müşterinizin stok kartıyla aynı yazın: mal kabulünde kendiliğinden eşleşir, kimse elle bağlamak zorunda kalmaz.
- Barkodu mutlaka girin — müşteriniz siparişi elde okuyucuyla saniyede verir, siz de telefon siparişinde barkoddan bulursunuz.
- Bölge tanımlamak tek başına teslim gününü düzeltir: “Pazartesi Nilüfer” dediğiniz an Nilüferli müşteri kendi gününü görür ve boşuna beklemez.
- Günlük kapasiteyi kamyonun gerçek kapasitesine göre verin; kota sipariş kaçırmaz, yalnız günü kaydırır.
- Primi ciroya değil tahsilata bağladık: satan değil, parasını getiren prim alsın.
- Toplama listesini kâğıda basıp depoya verin; kutucukları işaretleyerek toplamak, ekrandan okumaktan hızlıdır.
byToptan hakkında daha fazlası
Ürün sayfasında fiyat, sektörler ve sık sorulanlar.