İçeriğe atla
Giriş yap3 gün ücretsiz

Kullanım kılavuzu

byAidat

Aidat, kira ve depozito — kim ne kadar borçlu, tek defterde

3 gün ücretsiz dene

Ne işe yarar

Birimleri bir kez tanımlarsınız, her ay tek düğmeyle aidat ve kira bütün dairelere düşer; tahsilat, gecikme tazminatı, gider, demirbaş ve yedek akçe tek defterde durur. Sakin kapıdaki karekodu okutup borcunu, makbuzunu ve duyuruları görür, ödeme bildirir, ortak alanı ayırır, arıza bildirir. Hatırlatma basamakları, rezervasyon kotası, fon bakiyesi gibi kuralları siz koyarsınız; kural dolunca ekran sebebini söyler.

Kim ne kullanır

Yönetici

Dönem açma, tahsilat, banka özeti eşleştirme, takip basamakları, gider ve fonlar, bütçe, genel kurul, devir raporu, kurallar.

Görevli sayfası

Hesabı olmayan kapıcıya Giderler › Fonlar ve personel › personel satırının ⋯ menüsünden “Görevli bağlantısı üret” ile ayrı bağlantı verilir (kopyala ya da WhatsApp’la gönder). Sayfada talepler (işleme al / çözüldü), duyurular, periyodik kontroller, günün rezervasyonları ve telefonu maskeli daire listesi vardır; BORÇ GÖRÜNMEZ. İnternet yokken yapılan işaretler kuyrukta bekler, bağlantı gelince gider. “Yenile” eskisini kapatır, “Kapat” sayfayı tamamen kapatır.

Kapıcı / görevli

Ekipte “Kapıcı” görevi verilirse yalnız tahsilat girer; elden aldığı nakit yönetime teslim edilene kadar “teslim bekliyor” durur. Geri alma, gecikme silme ve borç silme yönetici PIN onayı ister. Hesabı olmayan görevlinin aldığı para da tahsilat formunda “Parayı alan” seçilerek aynı yoldan izlenir.

Muhasebeci

Yönetimin hesabını tutan kişi: gider defterini yıl ve türe göre süzer, fatura fotoğrafına bakar, borçlu listesini yaşlandırmayla okur; gider, gelir-gider, birim dökümü ve borçlu listesini CSV (Excel) olarak indirir. Ayrı hesap gerekiyorsa ekipte personel olarak eklenir; yazma yetkileri Ayarlar › Ekip ekranından tek tek açılır.

Personel (genel)

Görevine göre ekranda yalnız yetkili olduğu düğmeleri görür: tahsilat yetkisi olmayan “Tahsil et”i, kural yetkisi olmayan “Kuralları kaydet”i, dönem yetkisi olmayan “Dönemi aç”ı göremez; ekran “yönetici yetkisi ister” der. Silme işleri (birim, gider) yalnız sahip ve müdürdedir.

Denetçi

Hesap açmadan, süreli ve salt okuma denetçi bağlantısı: yıl hesabı, kasa, fonlar, bütçe, gider belgeleri, daire bazlı alacaklar; görüşünü kendisi yazar.

Kiracı

Kapıdaki karekod: yalnız kendi sorumlu olduğu borç (aidat, kira, gecikmesi) ve makbuzları; ödeme bildirimi, duyurular, rezervasyon, arıza bildirimi. Malikin demirbaşı ve yedek akçesi kiracıya gösterilmez.

Malik

Yöneticinin verdiği malik bağlantısı: malike ait kalemler (demirbaş, yedek akçe, ek toplama, boş dairenin aidatı), kiracısının borç özeti, ödeme bildirimi ve makbuz.

İlk kurulum

İlk gün bu sırayla ilerleyin; her adım bir ekrana bağlı.

  1. 1

    Yapıyı ekleyin

    Apartman, site ya da iş hanını ekleyin: ortak gider paylaşımı (eşit, metrekare, arsa payı), son ödeme günü, aylık gecikme oranı (en çok %5), IBAN.

    Panel/aidat
  2. 2

    Birimleri toplu açın

    "Toplu aç" ile 1’den 24’e kadar daireleri tek seferde açın, aidat tutarını hepsine yazın; çok bloklu sitede her bloğu blok adıyla ayrı açın (tek seferde en çok 200). Zaten açık numaralar atlanır. Fazla açtığınız birimi satırın ⋯ menüsünden “Birimi sil” ile kaldırın (borcu ya da ödemesi yazılmamışsa). Sonra her birime malik adını, metrekareyi ve arsa payını girin.

    Panel/aidat/birimler
  3. 3

    Oturanları tanımlayın

    Kiracı ya da malik oturuyorsa "Oturan tanımla": ad, telefon, aidat, kira, depozito, başlangıç. Boş dairede aidat malike yazılır.

    Panel/aidat/birimler
  4. 4

    Kuralları koyun

    Genel bakıştaki Kurallar kartı: aidat oturana mı malike mi, gecikme gün mü ay esaslı, tolerans günü, otomatik gecikme, yedek akçe payı, hatırlatma günleri, açık talep sınırı.

    Panel/aidat
  5. 5

    Karekodları basıp asın

    Her dairenin karekodu ayrıdır; yalnız o dairenin borcunu açar. Kesip kapıya ya da posta kutusuna koyun.

    Panel/aidat/karekod
  6. 6

    Ortak alanları ve personeli girin

    Toplantı salonu, havuz gibi alanları kurallarıyla ekleyin; kapıcı ve temizlik görevlisini maaşıyla gider ekranındaki personel kartına yazın.

    Panel/aidat/alan
  7. 7

    Bütçeyi girin

    Rapor ekranındaki Bütçe sekmesinde işletme projesini bütçeye aktarın ya da kalemleri elle yazın; gerçekleşen gider bununla karşılaştırılır.

    Panel/aidat/rapor
  8. 8

    Geçmiş borçları devralın

    Yönetimi yeni devraldıysanız birim ekstresindeki "Elle tahakkuk" ile devreden borçları, gider ekranındaki fon kartından devreden yedek akçeyi girin.

    Panel/aidat/birimler

Günlük işler adım adım

Her ayın başında dönemi açmakYönetici
  1. Genel bakışta ayı seçip "Dönemi aç" deyin. Bu ay dışında bir ay seçtiyseniz ekran bir kez daha sorar: ileri ay şimdiden borç yazar, geçmiş ay vadesi geçmiş düşebilir.
  2. Aidat, kira ve (tanımlıysa) yedek akçe payı bütün birimlere düşer; ikinci kez basmak borcu tekrarlamaz.
  3. Peşin ödeyenlerin avansı kendiliğinden yeni kaleme sayılır; sonuç metni kaç lira düştüğünü söyler.
  4. Ne oturanı ne maliki olan birim varsa uyarı çıkar; malik adını girin.
Panel/aidat
Banka özetinden tahsilatYönetici
  1. İnternet şubesinde hesap hareketlerini seçip kopyalayın, Banka özeti ekranına yapıştırın, "Eşleştir" deyin.
  2. Açıklamada daire numarası ("A BLOK D:12", "DAİRE 7") ya da ad varsa daire kendiliğinden seçilir; birden çok aday çıkarsa siz seçersiniz.
  3. "Tutar eşleşti" önerileri kendiliğinden işaretlenmez; kime ait olduğunu doğrulayın.
  4. Açıklamada kiracının adı geçiyorsa "Kim ödedi" oturan gelir: kiracının parası malikin demirbaşını kapatmaz. Gerekirse satırda değiştirin.
  5. İki dairesi olan malikin tek havalesi "Daireler arasında böl" ile bölünür; bölümlerin toplamı satır tutarına eşit olmalı.
  6. Sakin aynı havaleyi bildirmiş ve onaylanmışsa satır "bildirimle işlenmiş olabilir" diye işaretsiz gelir; "Bildirimle eşle" para yazmadan bağlar.
  7. Ertesi gün aynı özeti yeniden yapıştırsanız da işlenmiş satırlar "daha önce işlendi" gelir, ikinci kez tahsil edilmez.
  8. Yanlış daireye işlenen satırı alttaki "İşlenmiş satırlar"dan "Bu ödemeyi geri al" ile tek seferde geri alın; satır serbest kalır ve doğru daireye yeniden işlenir.
Panel/aidat/banka
Elden gelen ödemeyi işlemekYönetici / görevli
  1. Sakin telefon ederse Genel bakıştaki aramaya daire no, ad ya da telefonun son 4 hanesini yazın; bütün yapılarda, taşınmış kiracı ve eski malik dahil bulunur.
  2. Birimin ekstresini açın, "Tutar al" deyin, "Kim ödüyor"u seçin: kiracı, malik ya da önceki kiracı. Tutar yalnız o kişinin kalemlerine dağılır, artan onun avansı olur.
  3. Parayı kapıcı aldıysa "Parayı alan"da onu seçin: nakit, yönetime teslim edilene kadar "teslim bekliyor" durur (Tahsilat › Görevli teslimi).
  4. Tek ödeme tek makbuzdur: kalem dökümü, ödeyen ve tahsil eden makbuzda yazar.
  5. Yanlış işlenen ödemeyi ekstredeki "Ödemeler" listesinden bütünüyle geri alın; sebep zorunludur, iz kalır.
Panel/aidat/birimler
Kiracı çıkışı ve daire satışıYönetici
  1. Çıkışta kiracının peşin ödemesi ve depozitosu yalnız kiracının kendi borcuna sayılır.
  2. Kalan borç için seçin: kiracı adına ayrı takip (yeni oturanın ödemesinden düşmez), malike devret ya da birimde bırak.
  3. Satışta "eski malikte kalsın" derseniz malike ait borç birimden ayrılır; yeni malik ve kiracı borçlu görünmez, eski malik bağlantısı kapanır.
  4. Ayrılan borçlar Tahsilat › Ayrılanlar sekmesinde kişi adıyla, telefonu ve WhatsApp düğmesiyle izlenir.
Panel/aidat/birimler
Sakin ödeme bildirimini onaylamakYönetici
  1. Ödeme bildirimleri ekranında dekontu açın.
  2. Tutar doğruysa "Onayla"; dekontta başka tutar yazıyorsa düzeltip onaylayın.
  3. Hesapta görünmüyorsa gerekçeyle reddedin; sakin gerekçeyi karekod sayfasında görür.
Panel/aidat/bildirim
Geciken daireyi takip etmekYönetici
  1. Tahsilat ekranında "Takip" sekmesini açın: geciken daireler, bulundukları basamak ve önerilen adım listelenir.
  2. "Hazır metni gönder" WhatsApp’ı kendi telefonunuzda açar; gönderince "… gönderildi" deyin.
  3. İhtar sırası gelen daire için "İhtarname yazdır" deyin, noter ya da elden tebliğ edin, ardından basamağı işleyin.
  4. İhtarda verilen süre (varsayılan 7 gün) dolunca "İcra işareti koy" açılır; süre dolmadan ekran kalan günü söyler.
  5. Borç kapanınca takip her sabah kendiliğinden "kapandı"ya çekilir.

Basamak günlerini (7 / 30 / 60) genel bakıştaki Kurallar kartından binanıza göre değiştirin.

Panel/aidat/tahsilat
Geciken dairelere toplu hatırlatmaYönetici
  1. SMS gönderilmez (ücretli dış servis); WhatsApp da tek bağlantıyla birden çok kişiye mesaja izin vermez. Bu yüzden iki yol var.
  2. Takip › Toplu hatırlatma › "Sırayla gönder": sırası gelmiş, telefonu düzgün daireler kuyruğa dizilir. "WhatsApp’ta aç" sıradakinin hazır metnini sizin telefonunuzda açar; gönderip "Gönderildi, sıradaki" deyin, basamak işlenir ve kuyruk ilerler. Göndermeyeceğiniz daireyi "Atla"yın.
  3. Telefonu olmayan ya da hatalı daire kuyruğa girmez; kartın başlığı kaç tane olduğunu söyler. Onlara kâğıt bildirim fişi bırakın (Birimler › Karekodlar).
  4. "Bina grubuna genel metin": apartmanın WhatsApp grubu için İSİM VE TUTAR İÇERMEYEN hatırlatma; kopyalayıp gruba yapıştırın. Borçlunun adını gruba yazmak KVKK’ya aykırıdır.
  5. "Liste (CSV)" geciken daireleri borç, en eski vade ve basamakla Excel’e indirir; avukata ya da denetçiye verilir.
Panel/aidat/tahsilat?sekme=takip
Muhasebeciye ay sonu dosyasıYönetici / muhasebeci
  1. Raporlar › Gelir-gider: "Aylık CSV" ayların tahakkuk, tahsilat, gider ve farkını; "Birim CSV" daire başına tahakkuk, tahsilat ve kalan borcu indirir.
  2. Raporlar › Borçlular ve yaşlandırma: her dairenin açık borcu vadesine göre (gelmemiş, 1–30, 31–60, 61–90, 90+ gün) dağılır; en riskli üstte. "CSV" toplam satırıyla iner.
  3. Giderler › Gider defteri: yılı ve türü seçin, kalem ya da açıklama arayın; "CSV" süzülen kayıtları belge bağlantısıyla indirir. Belgesi olmayan kayıt "YOK" yazar.
  4. Dosyalar Türkçe Excel biçimindedir: noktalı virgülle ayrılır, tutarlar "1234,56", Türkçe harfler bozulmaz.
Panel/aidat/rapor
Gider yazmak ve fondan ödemekYönetici
  1. "Gider ekle": önce faturanın ya da fişin fotoğrafını ekleyin (okunur boyutta saklanır; e-fatura PDF’ini ekranda açıp ekran görüntüsünü yükleyin), sonra kalem, tür, tutar ve FATURA tarihi. Geçen ayın faturasını bugün giriyorsanız faturadaki tarihi yazın; ileri tarih kabul edilmez.
  2. "Hangi hesaptan ödendi": işletme kasası, demirbaş fonu ya da yedek akçe. Fonda para yoksa gider o fondan yazılamaz, ekran bakiyeyi söyler.
  3. Tek seferlik gideri (çatı tamiri) sakinlere bölüştürmek için "Sakinlere yansıt" deyin; demirbaş olarak malike yazılır.
  4. Devreden fon ya da kurul kararıyla aktarma için fon kartından elle hareket girin; yedek akçeden çıkış karar numarası ister.
  5. Aynı faturayı iki kez girdiyseniz satırın ⋯ menüsünden "Gideri sil" (yalnız sahip ve müdür): sebep zorunludur, tutar ve sebep iz kaydında kalır. Sakinlere yansıtılmış gider silinmez; önce yansıtmayı geri alın.
Panel/aidat/gider
Kapıcı maaşını gidere yazmakYönetici
  1. Personel kartında görevliyi net maaş ve SGK/işveren payıyla bir kez tanımlayın.
  2. Her ay "… maaşlarını yaz" deyin; her kişi için gider defterine tek satır düşer.
  3. Aynı ay ikinci kez basılırsa yazılmaz; ekran kaç kişinin zaten yazıldığını söyler.
Panel/aidat/gider
Arıza talebini kapatmakYönetici / kapıcı
  1. Yeni talep bildirimi düşünce Arıza ve talepler ekranını açın; acil olanlar üstte.
  2. "İşleme al" deyin ve kimin ilgilendiğini (kapıcı, asansör firması) ve kısa notu yazın; sakin durumun değiştiğini karekod sayfasında görür.
  3. Bildiren sakinin telefonu varsa ⋯ › "Bildirene WhatsApp’tan haber ver" durumuna uygun hazır metni sizin WhatsApp’ınızda açar.
  4. İş bitince "Çözüldü": ne yapıldığını, ilgileneni ve maliyeti yazın; maliyet gider defterine düşer.
  5. Yönetimin işi değilse gerekçeyle reddedin.
Panel/aidat/talep
Ortak alan rezervasyonuYönetici
  1. Sakinler karekod sayfasından boş saatleri görüp kendileri ayırır.
  2. Telefonla gelen istek için "Rezervasyon yap": alan, daire, gün, saat.
  3. Saat doluysa, kota bittiyse ya da borç engeli varsa ekran sebebi söyler; kota ve borç engelini yönetici bilerek aşabilir, çakışma aşılamaz.
  4. İptal gerekiyorsa sebep yazıp iptal edin; saat yeniden boşalır.
Panel/aidat/alan
Genel kurulYönetici
  1. Toplantıyı en az 15 gün önce açın, gündemi yazın; "Çağrıyı duyuru olarak as" ile sakinlere duyurun, kimin okuduğunu izleyin.
  2. Toplantı günü "Hazirun cetveli"ni yazdırıp imzalatın; katılım ve vekâleti işleyin (vekâlet sınırı denetlenir).
  3. Her gündem maddesi için karar açın, aranan çoğunluğu seçin, oyları işleyin.
  4. "Toplantıyı kapat": sonuçlar sayı ve arsa payına göre hesaplanır, defter kilitlenir (karar, oy ve hazirun/katılım sonradan değişmez); tutanağı yazdırıp karar defterine yapıştırın.
Panel/aidat/toplanti
Daire satıldığındaYönetici
  1. Satıştan önce birim ekstresinden "Borcu yoktur yazısı" verin; borç varsa yazı yerine borç dökümü çıkar.
  2. Tapu sonrası "Malik değişti": yeni malik, tarih, açık borç eski malikte mi kalsın yeni maliğe mi geçsin.
  3. Eski malik dairede oturan olarak kayıtlıysa Birimler ekranından çıkışını işleyin.
Panel/aidat/birimler
Yönetim devri ve yıl sonuYönetici / denetçi
  1. Rapor ekranında "Devir raporu": beklenen kasa, bankadaki tutarı yazınca fark, fonlar, depozitolar, alacaklar, açık işler — iki imzayla teslim.
  2. "Gelir-gider" yılın dökümünü, "İşletme projesi" gelecek yılın projesini (KMK m.37) verir.
  3. "Denetçi raporu" yıl hesabını, bütçeye uygunluğu ve belgesiz giderleri listeler; denetçi görüşünü yazıp imzalar.
  4. Yıl sonunda ayrıca "kapatma" yapmanız gerekmez: açık borç, avans, depozito ve fon bakiyesi kendiliğinden yeni yıla devreder; raporlar yıl seçilerek alınır.
  5. Genel kurul hesabı ibra edince Genel bakış › Kurallar ve yapı › "Defter kapanışı"na yılın son gününü (örn. 31.12.2025) yazın: o güne kadarki tahakkuk, tahsilat ve gider artık düzeltilemez, iptal edilemez, geriye tarihli yazılamaz. Kapalı döneme ait bir hata çıkarsa kapanışı boşaltıp düzeltin ve yeniden kapatın; her değişiklik iz kaydına düşer.
Panel/aidat/rapor

Müşteri yüzü

Müşterinin karekodla açtığı sayfa; uygulama indirmez, kayıt olmaz.

/aidat/[karekod]

Dairenin karekodunun açtığı sayfa. Yalnız o dairenin kaydı görünür; komşunun borcu görünmez. Uygulama ve üyelik yok. Yönetici isterse (Kurallar ve yapı › “Sakin sayfasında telefon doğrulaması”) sayfa ilk açılışta oturanın telefonunun son 4 hanesini sorar; doğru girilene kadar borç ve ad görünmez, art arda yanlış denemede bir süre kilitlenir.

  1. Karekodu okut: toplam borç, açık kalemler, önceki sakinden devreden borç ayrı. Üstteki düğmelerle “Büyük yazı” ve İngilizce (EN) seçilir; seçim o telefonda hatırlanır.
  2. Havale yapacaksan IBAN’ı ve hazır açıklamayı (“A BLOK DAİRE 12”) tek dokunuşla kopyala. Kartla ödeme yok; ödeme havale/EFT ya da elden yapılır.
  3. "Ödeme bildir": tutar, tarih, dekont fotoğrafı ya da bankanın PDF dekontu. Borcundan fazla yazarsan sayfa farkın peşin ödeme (avans) olarak sonraki aidattan düşeceğini sorar. Aynı tutarı kısa süre içinde ikinci kez bildirirsen “bu ödemeyi zaten bildirdiniz” uyarısı çıkar; gerçekten iki ayrı havaleyse onaylayıp gönderirsin.
  4. Bir kaleme katılmıyorsan kalemin yanındaki “İtiraz et” ile gerekçeni yaz; yönetime talep olarak düşer, en geç 30 günde cevaplanır, durumu “Taleplerim”de görünür.
  5. "Ödemelerim" sayfa sayfa yüklenir (eski yıllar “Daha fazla”); her ödemenin makbuzu yazdırılır. Geri alınmış ödemenin makbuzu “GEÇERSİZ” damgalıdır.
  6. "Toplantı"da gündemi gör; katılacağını, katılamayacağını ya da vekil göndereceğini bildir (vekil adı ve varsa daire no). Vekâletname metnini sayfadan yazdırıp imzalayıp vekiline ver. Oy sayfadan VERİLMEZ: oylar toplantıda sayılır, beyanın yalnız yönetime ön bilgidir.
  7. "Sayaç": yönetim okuma topluyorsa endeksini ve sayacın fotoğrafını gir. Önceki okumadan küçük endeks reddedilir (sayaç değiştiyse yönetime haber ver); ortalamanın 5 katını aşan tüketimde fotoğraf zorunludur.
  8. "Bina"da duyuruları ve son üç ayın giderlerini gör; önemli duyuruya "Okudum" de; duyuruları e-postayla almak için adresini ekle.
  9. "Rezervasyon"da alanı ve günü seç, dolu saatleri gör, boş aralığı ayır ya da iptal et. "Arıza bildir"de fotoğraf çek, konuyu seç, gönder; durumunu aynı sekmede izle.
  10. "Verilerim": hakkında tutulan bilgileri gör; “Taşındım”, “Verilerimin silinmesini istiyorum” ya da “Bilgi istiyorum” başvurusu yap (KVKK, en geç 30 günde cevap). “Bu cihazdan unut” telefondaki kayıtlı doğrulamayı ve çevrimdışı kopyayı siler.
  11. İnternet yokken sayfa son açılan hâlini “çevrimdışı kopya” olarak tarihiyle gösterir; bu sırada bildirim ve itiraz gönderilmez, ekran bunu söyler.
  12. Yönetimin hesabı askıdaysa sayfa yalnız okunur açılır ve sebebini söyler; ödeme bildirimi ve rezervasyon alınmaz; sebebi ve yönetimle görüşme yolu ekranda yazar.

Bütün özellikler

62 özellik, ekran ekran.

Yapı ve çoklu yapı

Apartman, site, iş hanı, rezidans, mülk; seçili yapı ekranlar arasında hatırlanır; pasife alma.

Panel/aidat

Kural motoru

Aidat kime, gecikme hesabı ve toleransı, otomatik gecikme, yedek akçe payı, avansın otomatik mahsubu, takip günleri, açık talep sınırı.

Panel/aidat

Dönem açma

Aidat, kira ve yedek akçe tek düğmeyle; ikinci basış tekrarlamaz; boş dairede malike.

Panel/aidat

Birimler

Toplu açma, malik ve oturan ayrı, metrekare, arsa payı, muaf birim, toplu aidat zammı.

Panel/aidat/birimler

Oturan ve çıkış

Kiracı/malik kaydı, depozito; çıkışta depozitodan mahsup, iade ve karekod yenileme. Oturan çıkınca, yeni oturan girince ya da karekod yenilenince dairenin e-posta abonelikleri düşer (eski kiracıya yeni karekod gitmez). Malik devrinde karekod yenileme varsayılan açıktır.

Panel/aidat/birimler

Birim ekstresi

Tahakkuk ve tahsilat geçmişi; düzelt, iptal, tahsilatı geri al — hiçbir kayıt silinmez.

Panel/aidat/birimler

Toplu tutar alma

Birime gelen tutar en eski borçtan (aynı vadede önce gecikme) dağıtılır, fazlası avansa.

Panel/aidat/birimler

Makbuz

Her tahsilat için numaralı yazdırılabilir makbuz; sakin de kendi sayfasından alır. Numara yapı ve yıl başına sıralıdır (2026-0013): denetimde boşluksuz defter. Eski makbuzlar eski numarasını korur.

Panel/aidat/birimler

Borcu yoktur yazısı

Satış öncesi yazı; borç varsa borç dökümü basılır.

Panel/aidat/birimler

Malik devri

Satışta yeni malik; açık borç eski malikte kalır ya da devredilir; malik tarihçesi.

Panel/aidat/birimler

Elle tahakkuk

Devir borcu, yarım ay kirası, tek daireye ek kalem.

Panel/aidat/birimler

Kıst aidat

Ay ortası taşınma: aidat/kira kalemini “Kıst böl” ile taşınma gününden bölün; önceki günler eski borçluda kalır, kalanı yeni oturana ya da malike gün hesabıyla yazılır.

Panel/aidat/birimler

Tahsilat listesi

Gecikenler, bu dönem, tüm açık; tek dokunuşla tam tahsilat, telefonla arama.

Panel/aidat/tahsilat

Takip basamakları

1. hatırlatma, 2. hatırlatma, ihtarname, icra; önerilen adım, hazır WhatsApp metni, icra için bekleme kuralı.

Panel/aidat/tahsilat

İhtarname

KMK m.20 ve İİK m.68 dayanaklı yazdırılabilir metin, borç dökümüyle.

Panel/aidat/birimler

Gecikme tazminatı

Aylık en çok %5; gün ya da ay esaslı; tolerans; önizleme; her sabah otomatik (isteğe bağlı); faize faiz yok. Her işlemde yalnız son işlenen günden bugüne, BUGÜNKÜ kalan üzerinden yazılır: kısmi ödeyen dairenin kalanı da işler, sildiğiniz gecikme ertesi sabah geri gelmez. Yönetimi devraldıysanız “Faiz başlangıcı”: eski borca faiz yalnız o günden itibaren. Dönem geç açılırsa vade bugün + 7 gün verilir.

Panel/aidat

Banka özeti eşleştirme

Yapıştırılan hareketlerde daire no ("DAİRE 12", "D:7", "A-12", "12 NOLU"), ad ya da tutarla öneri; başlık satırıyla yapıştırılırsa Tutar/Alacak/Borç/Bakiye sütunları adından tanınır, bakiye tutar sanılmaz. Aynı satır iki kez işlenmez; aynı gün aynı tutarlı iki ayrı havale "#2" ile ayrı sayılır.

Panel/aidat/banka

Yetki sınırları

Birim, yapı, oturan, gider ve duyuru kayıtları yetki kataloğundan yazılır: kapıcı görevi yalnız okur; birim ve yapı düzenleme yönetici işidir; geçmişi olan birim ve yapı silinemez. Dönem açma ayrı yetki. "Mahsup" ödeme şekli değildir, yalnız avans ve depozitodan yapılır.

Panel/ayarlar/kullanicilar

Avans / peşin ödeme

Fazla ödeme alacak olarak durur; tek düğmeyle ya da dönem açılınca kendiliğinden mahsup; iade.

Panel/aidat/tahsilat

Sakin ödeme bildirimi

Dekont fotoğrafı ya da bankanın PDF dekontu ile beyan; yönetici onaylayınca tahsilata döner, reddin gerekçesi sakine görünür.

Panel/aidat/bildirim

Kapıcı maskeli görür

Birim düzenleme, oturan çıkışı ya da malik bağlantısı yetkisi olmayan hesap (kapıcı) listede, ekstrede ve aramada telefonu “0532 *** ** 47” görür, sakin/malik bağlantısını hiç görmez.

Panel/aidat/birimler

Tek satır geri alma

Birden çok kalemi kapatan ödemenin tek satırını geri alınca tutar kaybolmaz: aynı ödemenin avansına geçer; doğru kaleme mahsup edin ya da iade edin.

Panel/aidat/birimler

Gider defteri

Belge fotoğrafı, tür, sakinlere yansıtma ve geri alma.

Panel/aidat/gider

Demirbaş ve yedek akçe fonları

Ayrı bakiye; tahsilattan ve elle giriş; fon yetmezse gider yazılamaz; yedek akçe çıkışı karar ister.

Panel/aidat/gider

Personel maaşı

Kapıcı ve görevliler; ayda bir tek düğmeyle gidere, aynı ay iki kez yazılmaz; hatırlatma bildirimi.

Panel/aidat/gider

Isı payı ve sayaç

Dönem endeksleri, sayaç fotoğrafı, sabit/tüketim oranıyla ısınma giderinin bölüşümü, önizleme.

Panel/aidat/sayac

Ortak alan rezervasyonu

Açılış saatleri, azami süre, aynı saatte tek, daire başına aylık kota, ileri gün sınırı, borçluya kapatma.

Panel/aidat/alan

Arıza ve talepler

Konu, fotoğraf, acil işareti; yeni/işlemde/çözüldü/red; maliyet gidere; açık talep sınırı; bekleyen talep bildirimi.

Panel/aidat/talep

Duyurular ve okundu

Panoya duyuru, önemli duyuruya "Okudum", kaç dairenin okuduğu ve okumayanların listesi.

Panel/aidat/duyuru

Duyuru e-postası

Sakin kendi sayfasından adresini ekler (daire başına en çok 3, açık izin); yönetici duyuruyu "E-postayla gönder" der, her duyuru bir kez gider.

Panel/aidat/duyuru

Periyodik kontrol takvimi

Asansör, yangın tesisatı, jeneratör, hidrofor, kazan, paratoner: son ve sonraki kontrol, firma, belge notu, asansör etiketi (sarı 60, kırmızı 30 günde yeniden kontrol); 30 ve 7 gün kala ve geçince bildirim.

Panel/aidat/ekipman

Genel kurul ve karar defteri

Gündem, çağrı süresi uyarısı, hazirun cetveli, katılım ve vekâlet sınırı, oylama, sayı-arsa payı çoğunluğu, kilitli defter, tutanak.

Panel/aidat/toplanti

Birim karekodları

Her daireye ayrı karekod, toplu baskı.

Panel/aidat/karekod

Yıllık gelir-gider

Aylık akış, tahakkuk ve gider kırılımı, birim dökümü.

Panel/aidat/rapor

İşletme projesi

KMK m.37; geçen yıl gerçekleşmesine artışla tahmin, birim payları, tebliğ notu.

Panel/aidat/rapor

Bütçe-gerçekleşen

Projeden aktarma, kalem bütçesi, bugüne düşen pay, aşan kalem uyarısı.

Panel/aidat/rapor

Blok / yapı raporu

Blok başına tahsilat oranı ve geciken birim; yapı karşılaştırması.

Panel/aidat/rapor

Devir raporu

Beklenen kasa ve fark, fonlar, depozitolar, avanslar, alacaklar, açık işler, imza alanı.

Panel/aidat/rapor

Denetçi raporu

Yıl hesabı, bütçeye uygunluk, fonlar, belgesiz gider listesi, denetçi görüşü.

Panel/aidat/rapor

Borç sorumlusu

Her kalem malikin, oturanın, önceki kiracının ya da birimden ayrılmış; tahsilat, bildirim, banka ve avans mahsubu yalnız ödeyenin kalemlerine gider.

Panel/aidat/birimler

Malik bağlantısı

Malike ayrı sayfa: kendi kalemleri, kiracısının borç özeti, ödeme bildirimi, makbuz; malik değişince kapanır.

Panel/aidat/birimler

Tek arama

Bütün yapılarda daire no, ad, telefonun son 4–10 hanesi; taşınmış kiracı, eski malik ve ayrılan borçlu dahil.

Panel/aidat

Görevli teslimi

Kapıcının aldığı nakit yönetime teslim edilene kadar bekler; görevli başına tutar, 2 günü geçince bildirim.

Panel/aidat/tahsilat?sekme=teslim

Ayrılanlardan alacaklar

Çıkışta ya da satışta kalan borç kişi adına izlenir; yeni oturanın ödemesinden düşmez.

Panel/aidat/tahsilat?sekme=ayrik

Ek toplama kararı

Gidersiz, taksitli, karara bağlı toplama; eşit, m², arsa payı ya da daire başı; kuruş artığı dağıtılır.

Panel/aidat/gider

Projeden aidat

İşletme projesinin birim paylarını aylık aidat olarak yazar; geriye dönük fark kalemi seçeneği.

Panel/aidat/rapor

Denetçi bağlantısı

Hesapsız, süreli, salt okuma denetim dosyası ve görüş.

Panel/aidat/rapor?sekme=denetci

Aylık bildirim fişi

Kapıya bırakılan kâğıt: oturanın borç dökümü, IBAN, açıklama metni, karekod.

Panel/aidat/karekod

Borçlular ve yaşlandırma

Açık borç daire başına vadesine göre beş kovada (gelmemiş, 1–30, 31–60, 61–90, 90+ gün), toplam satırı, CSV.

Panel/aidat/rapor?sekme=borclu

CSV (Excel) dışa aktarma

Gider defteri, aylık gelir-gider, birim dökümü, borçlu yaşlandırması, tahsilat kalemleri ve geciken daireler; Türkçe Excel biçiminde (noktalı virgül, virgüllü tutar).

Panel/aidat/rapor

Toplu hatırlatma

Geciken daireleri sırayla WhatsApp’ta açan kuyruk ("Gönderildi, sıradaki"); bina grubu için isimsiz genel metin; SMS yok.

Panel/aidat/tahsilat?sekme=takip

Gider süzgeci

Yıl, tür ve metin araması; süzülen kayıtların toplamı ve belgeli sayısı; on yıllık defter sayfalı okunur.

Panel/aidat/gider

Yanlış kaydı kaldırma

Geçmişi olmayan birim ve yansıtılmamış gider silinebilir (yalnız sahip/müdür, gider için sebep ve iz). Borcu ya da ödemesi olan birim silinmez; muaf işaretlenir.

Panel/aidat/birimler

Defter kapanışı

İbra edilen yılın kayıtları kilitlenir; kapalı döneme düzeltme, iptal ve geriye tarihli kayıt reddedilir; kilit iz bırakarak kaldırılabilir.

Panel/aidat?sekme=ayarlar

Geçersiz makbuz

Geri alınan ödemenin makbuzu açılabilir ama “GEÇERSİZ” damgalı ve tutarı üstü çizili basılır; sakin de aynısını görür.

Panel/aidat/birimler

Ekran yetkileri

Personel yalnız yetkisi olan düğmeleri görür (tahsilat, dönem açma, kural, gider, duyuru, banka, bildirim onayı); yetkisiz işte ekran sebebini söyler.

Panel/ayarlar/kullanicilar

Görevli bağlantısı

Kapıcıya hesapsız, borç göstermeyen sayfa: talepler, duyurular, kontroller, rezervasyonlar, çevrimdışı kuyruk; üret / kopyala / WhatsApp / yenile / kapat.

Panel/aidat/gider?sekme=fon

Sakin telefon doğrulaması

Karekod sayfası açılışta telefonun son 4 hanesini ister; yanlış denemede kilit. Yapı kuralı olarak açılır.

Panel/aidat?sekme=ayarlar

İtiraz ve KVKK başvuruları

Sakin sayfasından gelen borç itirazı, “taşındım”, silme ve bilgi istekleri talepler listesinde etiketli; 30 günlük cevap süresi göstergesi.

Panel/aidat/talep

Toplantı beyanları

Sakinin “katılacağım / katılamayacağım / vekil göndereceğim” ön beyanı ve vekil adı hazirun tablosunda; oy değildir, yoklama toplantıda yapılır.

Panel/aidat/toplanti

Arıza ataması

İşleme alırken ilgilenen kişi ya da firma ve not; bildirene durumuna uygun WhatsApp haberi.

Panel/aidat/talep

Sabah bekçisi

Otomatik gecikme, takip eşiği, bekleyen talep, biten sözleşme, bütçe aşımı ve maaş hatırlatması bildirimleri.

Panel/bildirimler

Birlikte çalıştığı sistemler

Birlikte açıksa kendiliğinden çalışır

byCari

Vadesi geçmiş aidat ve kira tahakkukları ile tahsilatları her gece ilgili oturanın cari kartına alacak ve tahsilat olarak yazılır.

Birlikte alınırsa daha etkili

byCariöneri

Birden çok binayı yöneten firma bütün alacaklarını, çek ve senetlerini ve kasa-banka hareketlerini tek yerde görür; aidat alacağı cari yaşlandırmaya girer.

byPersonelöneri

Site görevlilerinin vardiya, puantaj ve izin takibi; byAidat personel kartı maaşı gidere yazar, byPersonel mesaiyi tutar.

byKasaöneri

Yönetim ofisinde elden tahsilat alan ve otopark kartı, anahtar gibi satış yapan sitelerde fiş ve gün sonu.

Sık sorulanlar

Gecikme tazminatını kendisi mi işliyor?
Siz aylık oranı (en çok %5) yazarsınız. İsterseniz her sabah kendiliğinden işler, istemezseniz önizleyip düğmeyle işletirsiniz. Kanun metnine uygun olarak gün esaslı hesaplanır; tolerans günü koyabilirsiniz. Faize faiz işlemez.
Banka ekstresini tek tek mi gireceğim?
Hayır. Hareketleri Banka özeti ekranına yapıştırın; açıklamadaki daire numarası ya da adla daire önerilir, kontrol edip tek düğmeyle işlersiniz. Aynı satır iki kez işlenmez.
Toplantı salonunu hep aynı daire alıyor, sınırlayabilir miyim?
Evet. Alanın kurallarında daire başına aylık kota, tek seferde en çok süre ve açılış saatleri var; isterseniz borcu olan daire ayıramaz. Kural dolunca sakin sebebini okur.
Yedek akçe ile işletme parası karışmıyor mu?
Karışmaz. Yedek akçe ve demirbaş ayrı fon olarak izlenir; gider yazarken hangi hesaptan ödendiğini seçersiniz ve fonda para yoksa gider o fondan yazılamaz.
İcraya ne zaman verebilirim?
Takip ekranı sırasını söyler: hatırlatmalar, sonra ihtarname. İhtarda verilen süre (varsayılan 7 gün) dolmadan icra işareti konmaz. İcra takibinin kendisini avukatınız başlatır.
Daire satılınca eski borç ne olur?
"Eski malikte kalsın" derseniz malike ait borç birimden ayrılır ve eski malik adına "Ayrılanlar" listesinde izlenir; yeni malik ve kiracı borçlu görünmez. "Devret" derseniz yeni malike yazılır. Kiracıya ait kalemler iki durumda da kiracıda kalır.
Kiracı aidatını ödedi ama malikin demirbaş borcu var; para nereye gider?
Tahsilatta "Kim ödüyor" kiracı seçilirse yalnız kiracının kalemlerine gider; malikin demirbaşı açık kalır. Kiracının karekod sayfası da yalnız kendi borcunu gösterir; malik kendi bağlantısından kendi kalemlerini ve kiracısının borç özetini görür.
Kapıcı elden aidat topluyor, nasıl izlerim?
Kapıcıya ekipte "Kapıcı" görevi verin: yalnız tahsilat girer, aldığı nakit "teslim bekliyor" olur. Hesabı yoksa tahsilat formunda "Parayı alan" olarak seçin. Tahsilat › Görevli teslimi kimde ne kadar para beklediğini gösterir; teslim alınca işaretlersiniz. Geri alma ve gecikme silme kapıcıda yönetici PIN onayı ister.
Kurul dış cephe için taksitli toplama kararı aldı, gider yok; nasıl yazarım?
Giderler ekranındaki "Ek toplama" ile: daire başı ya da toplam tutar (eşit, m², arsa payı), kimden, kaç taksit, ilk dönem ve karar no. Önizleyip onaylarsınız; kuruş artığı dağıtılır, toplam birebir tutar. Demirbaş türünde tahsilat demirbaş fonuna girer.
Denetçiye hesap açmam gerekir mi?
Hayır. Raporlar › Denetçi raporu sekmesinden süreli, salt okuma bağlantı oluşturun; kullanıcı hakkı harcanmaz. Denetçi görüşünü kendisi yazar, size bildirim gelir; bağlantıyı istediğiniz an kapatırsınız.
Sakin duyuruyu görmedim derse?
Duyuru ekranında hangi dairenin ne zaman okuduğu görünür. Önemli işaretli duyuruda sakin "Okudum" der; okumayanlara WhatsApp’tan tek dokunuşla gönderebilirsiniz.
Kararı sayı çoğunluğu aldı ama arsa payı yetmedi, ne olur?
"Sayı ve arsa payı çoğunluğu" aranan kararda kabul oylarının arsa payı da yarıyı geçmelidir (KMK m.30). Geçmezse karar ret sayılır; dökümde gereken arsa payı görünür.
“1–24” yerine “1–30” açtım, fazla daireleri nasıl silerim?
Birimler listesinde satırın ⋯ menüsünden “Birimi sil”. Borcu ya da ödemesi yazılmamış birim silinir; geçmişi olan birim silinmez (defter denetim için saklanır), onu “Birim bilgileri”nden aidattan muaf işaretleyin. Toplu açmayı aynı aralıkla yeniden yaparsanız var olan numaralar atlanır.
Aynı tahsilatı iki kez girdim.
Birimin ekstresinde Ödemeler ve avans sekmesinden fazla olanı “Ödemeyi geri al” ile sebep yazarak geri alın; kalem yeniden açılır ya da avans düşer. Silinmez, üstü çizili kalır. Kapanmış borca ikinci tahsilat zaten reddedilir; “fazlasını avansa yaz” işaretliyse fazlası avansa gider, ekstrede görünür.
Geri aldığım tahsilatın makbuzunu sakin hâlâ gösteriyor.
Makbuz numarası aynı kalır ama makbuz artık “GEÇERSİZ” damgalı ve tutarı üstü çizili açılır; sakinin sayfasında da aynısı görünür. Numara boşluksuz defter için silinmez.
Muhasebecim Excel istiyor.
Raporlar › Gelir-gider (aylık ve birim CSV), Raporlar › Borçlular ve yaşlandırma (CSV), Giderler › Gider defteri (yıl ve tür süzgeciyle CSV), Tahsilat listeleri (CSV). Dosyalar Türkçe Excel’de doğrudan açılır.
Geçen yılın hesabı genel kurulda kabul edildi, sonradan biri değiştirmesin.
Kurallar ve yapı › “Defter kapanışı”na yılın son gününü yazın. O güne kadarki tahakkuk, tahsilat ve gider kilitlenir. Hata çıkarsa kapanışı boşaltıp düzeltirsiniz; açma ve kapama iz kaydında görünür, denetçi raporu bunu gösterir.
Taşınan kiracı kişisel verilerinin silinmesini istiyor (KVKK).
Borç ve ödeme kayıtları (ad, tutar, tarih) yasal saklama süresi ve alacağın takibi için tutulur (KVKK m.5/2-ç ve e); bunlar silinmez. Çıkışta karekod yenilenir ve dairenin e-posta abonelikleri düşer, eski kiracı yeni oturanın bilgisini göremez. Telefon ve e-posta gibi iletişim bilgisinin silinmesini isterse, borcu kalmadıysa destek hattımıza yazın; kayıt ad ve tutar kalacak şekilde temizlenir.
SMS ile hatırlatma gönderebilir miyim?
Hayır, SMS ücretli bir dış servis ve sistemde yok. Takip › Toplu hatırlatma “Sırayla gönder” ile WhatsApp’tan kişiye özel metin, “Bina grubuna genel metin” ile isimsiz hatırlatma, telefonu olmayana kâğıt bildirim fişi (Birimler › Karekodlar) ve e-posta abonesi olan sakinlere duyuru e-postası kullanın.
Kapıcım neden “Dönemi aç” düğmesini göremiyor?
Dönem açma, kural değiştirme, gider ve birim düzenleme yönetici yetkisidir; “Kapıcı” görevi yalnız tahsilat girer. Gerekirse Ayarlar › Ekip ekranından o kişiye tek tek yetki açın.
Ortak su (ya da elektrik) faturasını dairelere nasıl dağıtırım?
Faturayı önce gider olarak yazın. Oturana (kiracı dahil) bölüştürmek için Giderler › Fonlar ve personel › Ek toplama: ad “Ekim su faturası”, “Toplam tutarı bölüştür”, paylaşım (eşit, m², arsa payı), “Oturandan (işletme gideri)”, “İşletme kasasına”, tek taksit; karar alanına dayanağı yazın (örn. “2026 işletme projesi, 12.01.2026 kurulu”). Önizlemede her dairenin payını görürsünüz; kuruş artığı dağıtılır, toplam faturayı birebir tutar. Daire sayaçlarına göre bölüştürmek için Isı payı sekmesinde endeksleri girip faturayı seçin; sabit payı yapı ayarlarından belirlersiniz. “Sakinlere yansıt” ise demirbaş içindir, malike yazar.
Sakin “bağlantımı komşu gördü” diyor.
Birimin ekstresinde üstteki ⋯ menüsünden “Karekodu yenile”; eski bağlantı hemen kapanır, dairenin e-posta abonelikleri düşer, yeni karekodu Birimler › Karekodlar’dan basıp kapıya asın. Yapının ayarlarından “Sakin sayfasında telefon doğrulaması”nı açarsanız karekodun fotoğrafını çeken kişi telefonun son 4 hanesini bilmeden borç ve ad göremez. Sakin de kendi telefonunda “Verilerim › Bu cihazdan unut” diyebilir.
Sakin kartla ödeyebilir mi?
Hayır. Sistemde kartla ödeme yok; sakin sayfası IBAN’ı ve hazır açıklamayı kopyalatır, sakin havale/EFT yapıp “Ödeme bildir” der. Elden ödemeyi panelde tahsilat olarak siz girersiniz.
Sakin “gecikme neden yazıldı?” diye soruyor.
Gecikme tazminatı yapının aylık oranıyla (KMK m.20, en çok %5), vadesi geçmiş kalemin kalan tutarı üzerinden gün esaslı yazılır; tolerans günü varsa o süre içinde ödeyene yazılmaz. Sakin kalemin yanındaki “İtiraz et” ile sorabilir; haklıysa ekstrede gecikme kalemini sebep yazarak iptal edin.
Sakin “taşındım, ne yapmalıyım?” diyor.
Sakin kendi sayfasından “Verilerim › Taşındım” bildirir; talep olarak düşer. Siz Birimler’de çıkışı işleyin: depozito mahsubu/iadesi, kalan borcun kiracı adına ayrı takibi ve karekod yenileme. Borcu kalmadıysa iletişim bilgisinin silinmesi KVKK başvurusu olarak 30 gün içinde cevaplanır.
Talepler listesindeki “Borç itirazı” ve “KVKK” etiketleri nedir?
Sakin sayfasından gelen itiraz ve kişisel veri başvuruları arızadan ayrı etiketlenir; yanında yasal cevap süresi (30 gün) kalan gün olarak yazar, son 7 günde kırmızıya döner. Cevabınızı “Çözüldü” notuna ya da ret gerekçesine yazın; sakin sayfasında görür.
300 dairem var, listeler eksik kalır mı?
Hayır. Birim, tahsilat, takip ve raporlar sunucuda tek seferde hesaplanır; gider defteri yıllara bölünüp sayfa sayfa okunur. Ekranda liste 25’er açılır, “Daha fazla” ile devam eder; CSV her zaman tamamını indirir.

İpuçları

  • Sakinlere havale açıklamasına "A BLOK DAİRE 12" gibi daire numarası yazmalarını söyleyin; banka özeti eşleştirmesi neredeyse kendiliğinden olur.
  • Dönem açtıktan sonra avans mahsubu kendiliğinden yapılır; kapattıysanız "Avansları mahsup et" demeyi unutmayın, yoksa peşin ödeyen borçlu görünür.
  • Faturanın fotoğrafını gider girerken ekleyin; denetçi raporu belgesiz giderleri tek tek listeler.
  • Genel kurul çağrısını duyuru olarak asın: 15 gün kuralı ve "çağrı bana gelmedi" itirazı için okundu kaydı elinizde olur.
  • Kiracı çıkışında karekodu yenileyip yeniden basın; eski kiracının telefonundaki bağlantı kapanır.

byAidat hakkında daha fazlası

Ürün sayfasında fiyat, sektörler ve sık sorulanlar.

Ürün sayfasıBütün kılavuzlar